Datenschutzerklärung

1. Personenbezogene Daten: was wir erheben, warum und unsere Rechtsgrundlage

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur für bestimmte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke. Nachfolgend finden Sie die Details zu den von uns erhobenen Daten.

• Konto- & Kontaktdaten: Dazu gehören Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Berufsbezeichnungen und Unternehmensinformationen. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihr Benutzerkonto zu erstellen und zu verwalten, Ihnen unsere Dienste bereitzustellen und mit Ihnen über Dienstaktualisierungen, Support und Abrechnung zu kommunizieren. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Zahlungs- & Abrechnungsdaten: Dazu gehören Ihre Rechnungsadresse, der Transaktionsverlauf und Zahlungskartendetails, die von unserem Zahlungsanbieter sicher verarbeitet werden. Wir verarbeiten diese Daten, um Zahlungen für unsere Dienste zu verwalten und um Finanz- und Steuerbescheinigungen zu erfüllen. Die Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), wie beispielsweise das deutsche Steuerrecht.

• Hochgeladene Dokumente & Inhalte: Dies umfasst alle Dokumente, Daten und Informationen, die Sie freiwillig zur Analyse auf unsere Plattform hochladen. Wir verarbeiten diese Inhalte, um die Kernfunktion unserer KI-Dienste gemäß Ihren Anweisungen auszuführen und Ihnen die Analyseergebnisse bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrags, da diese Verarbeitung für den von Ihnen erworbenen Dienst wesentlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Technische & Nutzungsdaten: Dazu gehören Ihre IP-Adresse, Ihr Browsertyp und die Version, Geräteinformationen, das Betriebssystem und Informationen über Ihre Interaktion mit unserer Plattform, wie genutzte Funktionen und Zeitstempel. Wir verarbeiten diese Daten, um die Sicherheit und Stabilität unserer Plattform zu gewährleisten und die Nutzung zu analysieren, um unsere Dienste und das Nutzererlebnis zu verbessern und neue Funktionen zu entwickeln. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung eines sicheren, effizienten Dienstes und der Verbesserung unseres Geschäfts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Kommunikationsdaten: Dazu gehören Informationen, die Sie in Support-Tickets, E-Mails oder Feedback-Formularen angeben. Wir verarbeiten diese Daten, um auf Ihre Anfragen zu antworten, Kundensupport zu leisten und Feedback zu sammeln. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservice und der Verbesserung unserer Angebote (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Cookie- & Marketingdaten: Dazu gehören Daten aus Cookies, Tracking-Pixeln und Ihren Marketing-Einwilligungen. Wir verwenden diese Daten, um das Nutzererlebnis auf unserer Website bereitzustellen und zu personalisieren und um Ihnen Marketing-Informationen über unsere Produkte zuzusenden. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

2. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Unsere Dienste sind nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO ausgelegt, wie beispielsweise Daten zur Gesundheit, ethnischen Herkunft oder religiösen Überzeugung. Sie können jedoch Dokumente (z. B. HR-Dokumente wie Lebensläufe für eine Ausschreibung) hochladen, die solche Daten enthalten. In diesen begrenzten Fällen verarbeiten wir diese Daten ausschließlich auf Ihre Anweisung und als Auftragsverarbeiter. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie durch die Annahme unserer Nutzungsbedingungen und die bewusste Entscheidung, solche Dokumente hochzuladen, erteilen. Wir wenden auf alle derartigen Daten unsere strengsten Sicherheits- und Zugriffskontrollen an, und Sie behalten die volle Kontrolle darüber.

3. Weitergabe und Offenlegung von Daten

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Drittanbietern (sogenannten „Unterauftragsverarbeitern“) zusammen, um wesentliche Funktionen auszuführen, die für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich sind, wie z. B. Cloud-Hosting, Zahlungsabwicklung und Plattformsicherheit. Wir unterhalten rechtsverbindliche Verträge mit allen unseren Unterauftragsverarbeitern, um sicherzustellen, dass sie Ihre Daten schützen und nur für die von uns angewiesenen Zwecke verwenden. Eine vollständige und aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter und der von ihnen erbrachten Dienstleistungen kann auf Anfrage bei berechtigtem Interesse zur Verfügung gestellt werden. Wir können Ihre Daten auch offenlegen, wenn dies gesetzlich, durch einen Gerichtsbeschluss oder auf verbindliche Anordnung einer Behörde erforderlich ist. Im Falle einer Fusion, einer Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten können Ihre personenbezogenen Daten an das neue Unternehmen übertragen werden, welches an die Bestimmungen dieser Richtlinie zum Schutz Ihrer Daten gebunden ist.

4. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), hauptsächlich in den Vereinigten Staaten. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR übermitteln, stellen wir sicher, dass sie durch geeignete Garantien gemäß den Anforderungen der DSGVO geschützt sind. Zu diesen Garantien gehören das Vertrauen auf Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, die Zertifizierung unserer in den USA ansässigen Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), sofern anwendbar, sowie die Verwendung von Standardvertragsklauseln (SCCs).

5. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Beispielsweise werden Kontodaten für die Dauer Ihres aktiven Abonnements und bis zu 6 Jahre nach dessen Beendigung für geschäftliche Unterlagen aufbewahrt. Zahlungsinformationen werden gemäß den gesetzlichen Fristen des deutschen Steuerrechts bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Hochgeladene Dokumente werden für die Dauer Ihres Abonnements aufbewahrt und innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung Ihres Kontos sicher gelöscht, es sei denn, Sie beantragen eine frühere Löschung. Identifizierbare Nutzungsdaten werden schließlich für bis zu 24 Monate aufbewahrt.

6. Ihre Datenschutzrechte

Nach der DSGVO haben Sie verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten – bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15), um eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie gespeichert haben.

• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16), um die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen.

• Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17), um unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), um unter bestimmten Umständen die Aussetzung der Verarbeitung zu verlangen.

• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20), um Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

• Das Recht auf Widerspruch (Art. 21) gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen.

• Das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn wir uns bei der Verarbeitung der Daten auf Ihre Einwilligung stützen.

7. Datensicherheit

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten extrem ernst. Wir sind ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Unternehmen, was bedeutet, dass unser Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) unabhängig geprüft und verifiziert wurde, um die höchsten internationalen Sicherheitsstandards zu erfüllen. Wir haben robuste technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand, strenge Zugriffskontrollen nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe, regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests, umfassende Schulungen der Mitarbeiter zum Datenschutz sowie ein solider Plan zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.

8. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies, um unsere Website und Plattform zu betreiben und zu personalisieren. Detaillierte Informationen über die von uns verwendeten Cookies, ihren Zweck und wie Sie Ihre Einwilligung verwalten können, finden Sie in unserer speziellen Cookie-Richtlinie.

9. Nutzung durch Minderjährige

Unsere Dienste sind nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt oder an diese gerichtet. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Minderjährigen. Wenn wir feststellen, dass wir unbeabsichtigt solche Daten erhoben haben, werden wir Schritte unternehmen, um diese unverzüglich zu löschen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken widerzuspiegeln oder aus rechtlichen Gründen. Wir werden Sie über alle wesentlichen Änderungen informieren, indem wir die neue Richtlinie auf unserer Website veröffentlichen und Sie gegebenenfalls per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Plattform benachrichtigen. Das Datum der „Letzten Aktualisierung“ oben in dieser Richtlinie gibt an, wann sie zuletzt überarbeitet wurde.

11. Wie Sie eine Beschwerde einreichen

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten haben, empfehlen wir Ihnen, sich zuerst mit uns in Verbindung zu setzen. Sie haben jedoch das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Unsere federführende Aufsichtsbehörde in Deutschland ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

• Anschrift: Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn, Deutschland

• Telefon: +49 (0)228-997799-0

• E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

• Website: www.bfdi.bund.de

12. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte unter security@forgent.ai