Wir haben Ausschreibungen gefunden, die wir auf anderen Plattformen nicht gefunden haben
Wir haben Ausschreibungen gefunden, die wir auf anderen Plattformen nicht gefunden haben
Philipp Eichstädt
Geschäftsführer
Status quo & Herausforderungen
seg architekten ist ein Berliner Architekturbüro, dass sich mit der Leitung großer Generalplanungsprojekte befasst. Neben einem internationalen Portfolio mit Projekten in Dubai und Indien, haben sich seg architekten in den letzten Jahren intensiv mit der Anwendung von KI in Planung und Architektur befasst. Unter zahlreichen Tools und Anwendungen auch mit neuen Ansätzen für die Optimierung des Bewerbungsprozesses auf öffentliche Ausschreibungen.
In diesem Kontext waren folgende Fragestellungen von zentraler Bedeutung:
Relevante Ausschreibungen zuverlässig finden: Der Markt ist über sehr viele Vergabeportale fragmentiert; jedes Portal hat eigene Strukturen/Logins und erzeugt Reibung.
Bid/No-Bid-Entscheidungen sind komplex: Es gibt einen mehrstufigen Entscheidungsprozess (K.O.-Kriterien, Leistungsumfang, Fristen, Zuschlagskriterien etc.), der normalerweise viel manuelle Sichtung der Unterlagen erfordert.
Der größte Zeitfresser liegt nach dem Finden: insbesondere das Ausfüllen von Formularen ist massiv zeitintensiv.
Lösung mit Forgent
Forgent liefert Antworten auf diese Herausforderungen für seg architekten:
Finder
Anschluss an 100+ Vergabeportale und zweistufiger Ansatz: grobes Filtern (z.B. CPV) und semantische Suche über ein Suchprofil
FitScore als Relevanzindikator
Praktisch genutzt wurde außerdem das Kategorisieren/Labeln, um viele potenzielle Projekte strukturiert zu überblicken und im Team aufzuteilen.
Projektbewertung mit der Eignungsprüfung und Checkliste
Die Anforderungen, Fristen und Zuschlagskriterien werden in wenigen Minuten aus den Unterlagen greifbar, ohne jedes Dokument manuell durchforsten zu müssen.
“Forgent hilft uns zu organisieren, wo wir aktiv werden wollen und welche Aufgaben es gibt.” Philipp Eichstädt, Geschäftsführer seg architekten
Form Filler
automatisches Vorbefüllen von Formularen auf Basis der Unternehmensbibliothek.
Ergebnisse mit Forgent
✓ 120 hochrelevante Ausschreibungen pro Monat gefunden
“Wir haben Ausschreibungen gefunden, die wir auf anderen Plattformen nicht gefunden haben.” Philipp Eichstädt, Geschäftsführer seg architekten
✓ Fünf Bewerbungen innerhalb einer Woche eingereicht
✓ Bessere Struktur im Arbeitsprozess, u.a. über Labels/Kategorisierung