Die Herausforderung

Die P3 Group, mit über 20 verbundenen Unternehmen, ist eine führende Beratung in den Bereichen Automotive, Energie und im öffentlichen Sektor. Für den öffentlichen Sektor werden jährlich mehr als 5.000 Ausschreibungen gesichtet, bewertet und an Fach-Teams weitergeleitet. Die bisherige Lösung, basierend auf Keywords und CPV-Codes, führte zu hohen Fehlalarmen, beispielsweise wenn "Sicherheit" Ergebnisse sowohl für IT-Sicherheit als auch für Wachdienste lieferte.

Sobald Ausschreibungen als potenziell interessant eingestuft wurden, musste das Team die Vergabeunterlagen manuell in Excel-Tabellen aufbereiten. P3 suchte nach einer zuverlässigen, einheitlichen Plattform für das Management von Ausschreibungen.

Die Lösung mit Forgent

"Der Finder hilft uns, die richtigen Ausschreibungen zu entdecken, ohne tief in CPV-Codes und Keywords eintauchen zu müssen. Und der Evaluator spart uns durch standardisierte Checklisten viele Arbeitsstunden. Wir arbeiten gerne mit Forgent zusammen, weil das Team sehr nah an der Praxis ist und Funktionen priorisiert, die für die Compliance und den täglichen Einkauf entscheidend sind." Vasco Steltenkamp, Managing Director Public Sector, P3 Group

So arbeitet P3 jetzt mit Forgent:

• Finder: Die KI-gestützte Ausschreibungssuche ersetzt starre Suchprofile. Die relevantesten Ausschreibungen werden direkt angezeigt. Im direkten Vergleich mit anderen Plattformen wurden pro Woche bis zu 30 weitere relevante Ausschreibungen gefunden.

• Evaluator: Forgent strukturiert Vergabeunterlagen nach Eignungskriterien, Leistungszeitraum und Bewertungskriterien, mit direkten Links zu den Quelldokumenten. Durch den nahtlosen Übergang vom Screening zur Qualifizierung von Ausschreibungen kann der Zeitaufwand mindestens um die Hälfte reduziert werden.

• Writer: Der Writer ermöglicht einen deutlich schnelleren Einstieg in die Angebotserstellung. Er identifiziert zuverlässig alle Anforderungen, und im direkten Vergleich war die Ausgabequalität spürbar besser als bei generischen KI-Tools.

• Manage: Fach-Teams können direkt in die vorbereiteten Checklisten klicken, Quelldokumente einsehen und fundierte Entscheidungen treffen — ohne sich selbst durch die Vergabeunterlagen navigieren zu müssen.

"Wir schätzen die Fähigkeit von Forgent, komplexe Dokumente strukturiert und präzise zu verarbeiten, einschließlich der Extraktion von Bewertungskriterien aus Excel-Tabellen. Den größten Mehrwert sehen wir in der Ausschreibungsqualifizierung, bei der wir von Anfang an 25 % der Zeit eingespart haben und nach nur wenigen Wochen Nutzung eine Zeitersparnis von 50 % erreichten." Vasco Steltenkamp, Managing Director Public Sector, P3 Group

Das Ergebnis

Mit Forgent hat die P3 Group ihren gesamten Ausschreibungsprozess auf einer einzigen Plattform transformiert: von der Suche über die Bewertung bis hin zur Kommunikation mit den Fach-Teams. Das Team für den öffentlichen Sektor kann nun bei gleicher Teamgröße deutlich mehr Ausschreibungen qualifiziert bewerten und schneller auf relevante Chancen reagieren.

✓ Eine präzise Suche mit mehr Ergebnissen: deutlich weniger Fehlalarme als mit Suchprofilen auf anderen Plattformen. Bis zu 30 mehr relevante Ausschreibungen pro Woche gefunden.

✓ Mehr als 50% Zeitersparnis: Erstellung von Checklisten in Minuten statt Stunden.

✓ Bessere Zusammenarbeit im Team: Fach-Teams bewerten auf Basis einheitlich strukturierter Checklisten.

✓ Eine echte Entwicklungspartnerschaft: Feedback wird aufgenommen und umgesetzt.