Key Takeaways

• 32,2 % der oberschwelligen Zuschläge 2025 wurden nach Qualitäts- und Konzeptkriterien vergeben

• Im Bereich Software-Lizenzen (CPV 48) fallen 32,99 % der Zuschläge in den Qualitätswettbewerb

• Die Top-3-Auftragnehmer für Software-Lizenzen halten zusammen 12,71 % der Marktanteile

• EVB-IT-Verträge definieren in der Mehrheit der IT-Vergaben den zwingenden rechtlichen Rahmen

Einführung

Rund 32,2% der oberschwelligen Zuschläge in Deutschland 2025 wurden nach Qualitäts- und Konzeptkriterien vergeben (Quelle: TED, Auswertung ForgentAI). Für Sie heißt das: Der reine Preiskampf weicht zunehmend einem Qualitätswettbewerb. IT Ausschreibung gewinnen ist ein systematischer Prozess, bei dem IT-Dienstleister öffentliche Bedarfe durch passgenaue Konzepte, rechtssichere EVB-IT-Verträge und strategische Preisgestaltung bedienen. Wer im öffentlichen Sektor wachsen will, muss die Bewertungsmatrix der Vergabestellen präzise bedienen. Die öffentliche Beschaffung entwickelt sich zu einem zentralen Umsatztreiber für den Mittelstand. Allein das jährliche Auftragsvolumen öffentlicher Auftraggeber in Deutschland beläuft sich auf rund 500 Milliarden Euro (Quelle: Öffentliche Ausschreibungen sind Deutschlands nächster Wachstumsmotor. Mit KI Chancen gewinnen.). Dieser Markt bietet enorme Potenziale, erfordert jedoch ein tiefes Verständnis der formalen Anforderungen. Bid Manager stehen vor der Herausforderung, komplexe Vergabeunterlagen effizient zu analysieren und Ressourcen zielgerichtet einzusetzen. Die Kombination aus Marktdaten, rechtlichem Know-how und technologischen Werkzeugen bildet das Fundament für nachhaltigen Erfolg bei öffentlichen Vergaben.

Inhalt

• Wie groß ist der Markt für IT-Vergaben und wie stark ist der Wettbewerb?

• Welche Besonderheiten gelten bei SaaS-Lösungen in der öffentlichen Vergabe?

• Wie navigieren Sie sicher durch die EVB-IT-Vertragstypen?

• Qualitätswettbewerb: Wie Sie ein überzeugendes IT-Konzept aufbauen

• Welche Zuschlagskriterien entscheiden bei Software-Konzepten?

• Methodik

• Häufige Fragen zu IT-Ausschreibungen

• Wie Forgent hier ansetzt

Wie groß ist der Markt für IT-Vergaben und wie stark ist der Wettbewerb?

Der öffentliche Sektor investiert massiv in die Digitalisierung der Verwaltung. Die Analyse von 17.712 Vergabestellen im Zeitraum 2024–2026 zeigt eine hohe Nachfrage nach spezialisierten IT-Dienstleistungen (Quelle: TED Europe). Besonders im Bereich der Software-Beschaffung zeigt sich, dass der Preis nicht das alleinige Zuschlagskriterium ist.

Daten: Im Bereich Software-Lizenzen (CPV 48) werden 32,99% aller oberschwelligen Zuschläge nach Qualitäts- und Konzeptkriterien vergeben. Unterschwellige Vergaben sind nicht enthalten.

TED Europe, Auswertung ForgentAI

Gleichzeitig ist der Markt von einer gewissen Konzentration geprägt. Bei 820 beteiligten Unternehmen im Segment der Software-Lizenzen kommen die Top-3-Auftragnehmer zusammen auf 12,71% aller Zuschläge (Quelle: TED Europe). Diese Zahlen verdeutlichen, dass neben etablierten Großunternehmen ausreichend Raum für spezialisierte mittelständische Anbieter besteht. Um in diesem Umfeld zu bestehen, müssen Bid Manager die Anforderungen der Vergabestellen exakt decodieren und in überzeugende Angebote übersetzen.

Die Daten belegen einen klaren Trend zur qualitätsgetriebenen Beschaffung.

Welche Besonderheiten gelten bei SaaS-Lösungen in der öffentlichen Vergabe?

Die Beschaffung von Software-as-a-Service im öffentlichen Sektor unterliegt strengen regulatorischen Vorgaben. Laut § 97 GWB müssen öffentliche Aufträge im Wettbewerb und unter transparenten Bedingungen vergeben werden. Für SaaS-Anbieter bedeutet dies, dass sie nicht nur funktionale Anforderungen erfüllen, sondern auch strikte Vorgaben zur Datensicherheit und zur europäischen Cloud-Infrastruktur nachweisen müssen. Generische KI wie ChatGPT scheitert oft an der Komplexität von Vergabeunterlagen, da sie rechtliche Nuancen übersieht. Eine domänenspezifische KI analysiert die Eignungskriterien und extrahiert die K.O.-Bedingungen präzise. Der Bid Manager entscheidet anschließend auf Basis dieser aufbereiteten Daten über die Teilnahme. In 79 ausgewerteten Pilotprojekten zeigte sich, dass spezialisierte Systeme einen 70- bis 90-prozentigen Entwurf auf Basis historischer Unternehmensdaten erstellen können. Die Kombination aus rechtlicher Compliance und technologischer Unterstützung ist der Schlüssel, um in diesem stark regulierten Marktumfeld erfolgreich zu agieren und öffentliche Auftraggeber von der eigenen Leistungsfähigkeit zu überzeugen.

SaaS-Anbieter benötigen eine präzise Qualifizierungsstrategie.

Wie navigieren Sie sicher durch die EVB-IT-Vertragstypen?

Die rechtliche Grundlage für IT-Beschaffungen der öffentlichen Hand bilden die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT). Diese Vertragswerke sind für Bundesbehörden zwingend anzuwenden und werden auch von Ländern und Kommunen standardmäßig genutzt. Ein zentraler Aspekt ist die Sektorenverordnung (SektVO), die spezielle Vergaberegeln für die Bereiche Wasser, Energie und Verkehr definiert. Unternehmen, die IT-Ausschreibungen gewinnen wollen, müssen die Haftungsregelungen, Service-Level-Agreements und Nutzungsrechte der jeweiligen EVB-IT-Vertragstypen detailliert prüfen. Abweichungen von diesen Vorgaben führen in der Regel zum zwingenden Ausschluss des Angebots. Die präzise Analyse der Vertragsbedingungen erfordert juristisches Fachwissen und bindet erhebliche zeitliche Ressourcen im Bid Management. Eine systematische Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen schützt IT-Dienstleister vor unkalkulierbaren Risiken und stellt sicher, dass die kalkulierten Margen im Projektverlauf nicht durch Vertragsstrafen oder unklare Leistungsbeschreibungen gefährdet werden.

Tipp: Nutzen Sie die offiziellen EVB-IT-Bewertungsmatrizen des Bundes als strukturellen Rahmen für Ihre interne Angebotsfreigabe.

Ein fundiertes Vertragsverständnis minimiert rechtliche Risiken.

Qualitätswettbewerb: Wie Sie ein überzeugendes IT-Konzept aufbauen

Ein fachlich exzellentes IT-Konzept ist der entscheidende Hebel, um sich im Qualitätswettbewerb durchzusetzen. Vergabestellen bewerten nicht nur die technische Machbarkeit, sondern auch die Methodik, das Projektmanagement und die Qualifikation des eingesetzten Personals. Die Herausforderung besteht darin, komplexe technische Sachverhalte verständlich und bewertbar aufzubereiten.

Ein strukturiertes Vorgehen zahlt sich aus: Ein Dienstleister im Bereich Arbeitsschutz konnte durch systematische Qualifizierung und verbesserte Konzeptarbeit seine Erfolgsquote um 78% steigern und den Aufwand im Bid/No-Bid-Prozess um 83% reduzieren (Quelle: Arsipa Fallstudie). Solche Effizienzgewinne sind entscheidend, da Basismodelle bei der Extraktion von Vergabedokumenten oft nur eine Genauigkeit von 50-80% erreichen (Quelle: 'Vertraue nichts, was du nicht selbst getestet hast'). Ein überzeugendes Konzept adressiert exakt die geforderten Zuschlagskriterien und vermeidet generische Marketingaussagen.

Strukturierte Konzepte schlagen unstrukturierte Textwüsten.

Welche Zuschlagskriterien entscheiden bei Software-Konzepten?

Die Bewertungsmatrix der Vergabestelle ist der Bauplan für Ihr Angebot. Sie definiert exakt, wie viele Punkte für Preis, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Implementierungskonzept vergeben werden. Bei oberschwelligen Vergaben ist diese Matrix zwingend in den Vergabeunterlagen offenzulegen.

Quelle: TED, EU. Analyse von ForgentAI, Mai 2026. Stichprobe: 374.098 oberschwellige Vergaben.

Die Analyse der TED-Daten zeigt, dass der Qualitätsanteil bei Software-Lizenzen signifikant ist. Bid Manager müssen sicherstellen, dass jede Anforderung aus dem Leistungsverzeichnis im Konzept nachweisbar beantwortet wird. Fehlende Angaben führen zu Punktabzügen und mindern die Gewinnchancen drastisch.

Welche dieser Kriterien bedienen Sie in Ihrem aktuellen Angebotsprozess am schwächsten?

Methodik

Die vorliegende Analyse basiert auf Daten aus Tenders Electronic Daily (TED), dem offiziellen Portal für europäische öffentliche Aufträge. Der Untersuchungszeitraum umfasst die Jahre 2024 bis 2026. Die Stichprobe beinhaltet n=374.098 oberschwellige Vergaben in Deutschland. Unterschwellige Vergaben, insbesondere kleinere kommunale Beschaffungen, sind in diesem Datensatz nicht enthalten. Die Klassifizierung der Konzeptvergaben erfolgte durch eine semantische Analyse der publizierten Zuschlagskriterien.

Häufige Fragen zu IT-Ausschreibungen

Was ist eine EVB-IT Ausschreibung?

Eine EVB-IT Ausschreibung basiert auf den Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen. Diese standardisierten Vertragswerke regeln die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einkauf von Hardware, Software und IT-Dienstleistungen durch die öffentliche Hand in Deutschland.

Wie gewichtet der öffentliche Sektor den Preis im Vergleich zur Qualität?

Die Gewichtung variiert je nach Verfahrensart und Beschaffungsgegenstand. Bei komplexen IT-Projekten und Software-Lizenzen liegt der Fokus zunehmend auf der Qualität. TED-Daten zeigen, dass bei oberschwelligen Vergaben im Bereich Software-Lizenzen knapp ein Drittel der Zuschläge stark qualitätsgetrieben ist.

Warum sind oberschwellige Vergaben für IT-Dienstleister relevant?

Oberschwellige Vergaben überschreiten die EU-Schwellenwerte und müssen europaweit ausgeschrieben werden. Sie zeichnen sich durch hohe Auftragsvolumina und standardisierte, transparente Verfahren aus, was sie besonders für mittelständische und große IT-Dienstleister zu einem attraktiven Wachstumsmarkt macht.

Wie Forgent hier ansetzt

Die manuelle Analyse komplexer IT-Vergabeunterlagen und das händische Schreiben von Software-Konzepten kosten unzählige Stunden und binden wertvolle Ressourcen im Bid Management. Als domain-spezifische KI-Plattform für Ausschreibungen unterstützt Forgent Sie dabei, durch vollständige und fehlerfreie Angebote eine +10% höhere Erfolgsquote zu erzielen. Eine dreifache KI-Qualitätssicherung prüft jeden Entwurf auf Vollständigkeit, Faktentreue sowie Homogenisierung und erreicht in internen Benchmarks eine Genauigkeit von 98%+ bei der Extraktion aller Anforderungen. Die finale Kontrolle und Entscheidung über das eingereichte Konzept treffen weiterhin Sie.

Datenquelle: Tenders Electronic Daily (TED), Beilage zum Amtsblatt der Europäischen Union, Publications Office of the European Union (ted.europa.eu). Lizenz: CC BY 4.0. Auswertung und Analyse durch ForgentAI. ForgentAI ist nicht mit der Europäischen Union verbunden und wird von ihr weder gefördert noch empfohlen.

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