Arsipa steigert seine Gewinnrate mit Forgent um 78 %
„Das Tendermanagement ist für uns ein zentraler Wachstumshebel, und Forgent ist der operative Wegbereiter, der dies bei unserer Größe überhaupt erst möglich macht. Wir können uns darauf verlassen, dass keine relevante Ausschreibung übersehen wird, dass jede Anforderung adäquat adressiert wird und dass unsere Konzepte ein konstant hohes Qualitätsniveau behalten. Das gibt uns die Skalierbarkeit, die wir als wachsende Holding benötigen.“
Nico Thomas Gollnick
Chief Commercial Officer
Die Herausforderung
Arsipa ist im Bereich Arbeitssicherheit und Betriebsmedizin führend und betreut mehr als 25.000 Organisationen in Deutschland und Österreich. Mit über 1.000 Mitarbeitern an mehr als 70 Standorten unterstützt die Unternehmensgruppe Betriebe bei der Gestaltung sicherer und gesunder Arbeitsplätze – flexibel vor Ort, hybrid oder digital, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der Kunden.
Als stark wachsende Gruppe gewinnt Arsipa jeden Monat neue Kunden und baut zentrale Strukturen und Prozesse kontinuierlich aus. Das Ausschreibungsmanagement wurde dabei bewusst als strategischer Hebel gewählt: Bei mehreren hundert Ausschreibungen pro Jahr liegt die klare Ambition darin, Maßstäbe in Qualität und Geschwindigkeit zu setzen.
Mit dem Wachstum stiegen auch die Komplexität und der Arbeitsaufwand bei der Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen deutlich an. Arsipa wollte zwei Ziele gleichzeitig erreichen:
Zentralisierung des Ausschreibungsmanagements: Steuerung des gesamten Angebotszyklus über die Holding, um auch bei hoher Arbeitsbelastung eine konstant hohe Qualität zu gewährleisten.
Wachstum operativ ermöglichen: Fachwissen und operative Kapazitäten skalierbar machen, ohne das Team linear vergrößern zu müssen.
Die Lösung mit Forgent
Arsipa nutzt Forgent KI über den gesamten Prozess hinweg – von der Ausschreibungsrecherche bis zur Angebotserstellung.
Finder: Vollständige Marktabdeckung statt manueller Suche
Forgent identifiziert relevante Ausschreibungen systematisch über alle relevanten Portale hinweg. Arsipa verlässt sich auf eine lückenlose Marktabdeckung und verpasst keine relevante Chance mehr.
Evaluator: Schnellere und fundiertere Bid/No-Bid-Entscheidungen
Forgent analysiert die Vergabeunterlagen anhand einer von Arsipa definierten Checkliste. Dadurch kann Arsipa in einem Bruchteil der Zeit fundiertere Entscheidungen treffen und etabliert eine gruppenweit einheitliche Logik. Der Gesamtaufwand im Bid/No-Bid-Prozess wurde um 83 % reduziert und lässt sich nun problemlos neben dem Tagesgeschäft bewältigen.
Writer: Skalierbare Konzeptqualität
Der Writer unterstützt selbst bei komplexen Konzepten und stellt eine konsistente Qualität über alle Angebote hinweg sicher. Der fein auf Arsipa abgestimmte Schreibstil sorgt für eine einheitliche Tonalität und Argumentationslinie – unabhängig davon, wer in der Gruppe das Angebot erstellt.
Ergebnisse
✓ Vollständige Marktabdeckung: Keine relevante Ausschreibung wird mehr übersehen
✓ 83 % weniger Aufwand im Bid/No-Bid-Prozess, steuerbar ohne tiefgehende Spezialisierung im Ausschreibungswesen
✓ 78 % höhere Erfolgsquote bei den eingereichten Angeboten
✓ Mehr Teilnahmen ohne operativen Mehraufwand: Wachstum ohne lineare Vergrößerung des Teams
✓ Gruppenweit einheitliche Qualitäts- und Entscheidungslogik im Ausschreibungsmanagement