Wie die P3-Group jede Woche 30 zusätzliche relevante Ausschreibungen findet

Die Herausforderung

Die P3 Group, mit über 20 verbundenen Unternehmen, ist eine führende Beratung in den Bereichen Automobil, Energie und dem öffentlichen Sektor. Für die Consulting-Sparte des öffentlichen Sektors werden jährlich mehr als 5.000 Ausschreibungen gesichtet, bewertet und an Fachbereiche weitergeleitet. Die bisherige Lösung, basierend auf Keywords und CPV-Codes, wies eine hohe Rate an Falsch-Positiven auf – beispielsweise, wenn die Suche nach „Sicherheitsdiensten“ sowohl IT-Sicherheit als auch Objektschutz zurücklieferte.

Wurden Ausschreibungen als potenziell interessant eingestuft, musste das Team die Vergabeunterlagen manuell in Excel-Tabellen aufbereiten. P3 suchte daher nach einer verlässlichen und einheitlichen Plattform für das Ausschreibungsmanagement.

Die Lösung mit Forgent

„Der Finder hilft uns, die richtigen Ausschreibungen zu entdecken, ohne uns tief durch CPV-Codes und Schlüsselwörter wühlen zu müssen. Und der Evaluator erspart uns durch standardisierte Checklisten viele Stunden Arbeit. Wir arbeiten gerne mit Forgent zusammen, weil das Team sehr praxisnah ist und Features priorisiert, die für Compliance und das tägliche Vergabegeschäft entscheidend sind.“ Vasco Steltenkamp, Managing Director Public Sector, P3 Group

So arbeitet P3 heute mit Forgent:

• Finder: Die KI-gestützte Ausschreibungssuche ersetzt starre Suchprofile. Die relevantesten Ausschreibungen werden direkt angezeigt. Im direkten Vergleich mit anderen Plattformen wurden pro Woche bis zu 30 mehr relevante Ausschreibungen gefunden.

• Evaluator: Forgent strukturiert die Vergabeunterlagen nach Eignungskriterien, Leistungszeitraum und Bewertungskriterien – mit direkter Verlinkung in die Quelldokumente. Dank des nahtlosen Übergangs von der Vorprüfung zur Qualifizierung von Ausschreibungen lässt sich der Zeitaufwand mindestens halbieren.

• Writer: Der Writer sorgt für einen deutlich schnelleren Einstieg in die Angebotserstellung. Er identifiziert zuverlässig alle Anforderungen, und im direkten Vergleich war die Ausgabequalität spürbar besser als bei generischen KI-Tools.

• Manage: Fachbereiche können direkt in die vorbereiteten Checklisten einsteigen, Quelldokumente einsehen und fundierte Entscheidungen treffen – ohne sich selbst durch die Vergabeunterlagen arbeiten zu müssen.

„Wir schätzen an Forgent die Fähigkeit, komplexe Dokumente strukturiert und präzise zu verarbeiten, einschließlich der Extraktion von Bewertungskriterien aus Excel-Tabellen. Den größten Mehrwert sehen wir in der Ausschreibungsqualifizierung, bei der wir von Anfang an 25 % der Zeit eingespart haben und nach nur wenigen Wochen Nutzung eine Zeitersparnis von 50 % erreichten.“ Vasco Steltenkamp, Managing Director Public Sector, P3 Group

Das Ergebnis

Mit Forgent hat die P3 Group ihren gesamten Ausschreibungsprozess auf einer einzigen Plattform transformiert: von der Suche über die Bewertung bis hin zur Kommunikation mit den Fachbereichen. Das Public-Sector-Team kann nun bei gleicher Teamgröße deutlich mehr Ausschreibungen qualifiziert bewerten und schneller auf relevante Chancen reagieren.

✓ Präzise Suche mit mehr Ergebnissen: Deutlich weniger Falsch-Positive als mit Suchprofilen auf anderen Plattformen. Bis zu 30 mehr relevante Ausschreibungen pro Woche gefunden.

✓ Mehr als 50 % Zeitersparnis: Erstellung von Checklisten in Minuten statt in Stunden.

✓ Bessere Teamzusammenarbeit: Fachbereiche bewerten auf Basis einheitlich strukturierter Checklisten.

✓ Eine echte Entwicklungspartnerschaft: Feedback wird ernst genommen und direkt umgesetzt.