Randstad findet mit Forgent 150 % mehr relevante Ausschreibungen

Die Herausforderung

Randstad ist ein führendes globales Talentunternehmen, das eng mit Unternehmen und öffentlichen Institutionen zusammenarbeitet. Für sein öffentliches Geschäft wollte Randstad Deutschland den Screening- und Präqualifikationsprozess für Ausschreibungen deutlich effizienter gestalten, ohne dabei an Vollständigkeit einzubüßen. Die Ausgangslage war ein Setup, bei dem relevante Ausschreibungen über viele Plattformen verstreut waren, was die Prüfung und Qualifizierung äußerst arbeitsintensiv machte. Zwei Themen stachen in den Gesprächen besonders hervor:

• Fragmentierte Ausschreibungslandschaft & Abdeckungsrisiko: Randstad benötigte die Gewissheit, dass keine relevanten Ausschreibungen durch das Raster fallen und die Abdeckung mindestens dem Niveau bestehender Lösungen entspricht. Die klassische Stichwortsuche stieß dabei immer wieder an ihre Grenzen.

• Hoher manueller Screening-Aufwand: Das Ziel war es, das „Durchklicken“ zu beenden und stattdessen gleich morgens vorsortierte, relevante Ausschreibungen zu sehen – komplett mit Zusammenfassungen und Priorisierung.

Die Lösung mit Forgent

Randstad nutzt Forgent als End-to-End-Plattform für Ausschreibungen Suchen → Priorisieren → Evaluieren.

Finder: Ausschreibungen finden & priorisieren

• Forgent bündelt Ausschreibungen aus vielen Quellen und lädt nicht nur die Bekanntmachungen, sondern die kompletten Unterlagen inklusive regelmäßiger Updates hoch. Zudem werden KI-Zusammenfassungen für eine schnelle Ersteinschätzung erstellt.

• Ein kundenspezifischer Fit-Score priorisiert Ausschreibungen basierend auf dem Profil von Randstad.

• Ein Delta-Abgleich (Abdeckung im Vergleich zum vorherigen Anbieter / Referenzlisten) dient als Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung.

„Die präzise Filterfunktion ermöglicht eine punktgenaue Auswahl, während der errechnete Fit-Score eine schnelle und objektive Ersteinschätzung der Passung liefert. Besonders hervorzuheben ist die integrierte Eignungsprüfung – diese zeigt bereits jetzt großes Potenzial für unsere Prozesse.“

— Sandra Thörner, Head of Sales Development, Randstad

Evaluator: Ausschreibungen bewerten

Für Randstad wurden verschiedene Evaluierungslogiken untersucht (u.a. No-Go/Triage und tiefere Analysen), mit dem Ziel, die Präqualifikation drastisch zu beschleunigen. Die Erwartung: eine erhebliche Reduzierung der manuellen Prüfzeit pro Ausschreibung durch die strukturierte Extraktion der relevanten Kriterien aus allen Dokumenten.

Multi-Entity: Zusammenarbeit vieler auf einer Plattform

Randstad agiert über separate rechtliche Einheiten. Die Multi-Entity-Funktion von Forgent stellt sicher, dass Informationen, Nachweise (z. B. Eigenerklärungen, Versicherungsnachweise) und Workflows sauber und übersichtlich je Einheit genutzt werden können.

Ergebnisse

✓ Finder: Bis zu 153 % mehr relevante Ausschreibungen innerhalb von zwei Wochen

„Durch den Einsatz von Forgent AI lösen wir das Problem der ineffizienten manuellen Sichtung, da das Tool die enorme Flut an Treffern im öffentlichen Vergabewesen effektiv vorfiltert.“ — Sandra Thörner

✓ Evaluator: Über 70 % Zeitersparnis bei der manuellen Prüfung

„Ein entscheidender Vorteil ist die erhebliche Zeitersparnis bei der ersten Einschätzung (‚Spreu vom Weizen trennen‘), wodurch wir uns viel schneller auf die wirklich aussichtsreichen Ausschreibungen konzentrieren können.“ — Sandra Thörner

✓ Expertise & Support: „Darüber hinaus besticht der Support durch eine sehr hohe Reaktionsgeschwindigkeit und kompetente Hilfe bei all unseren Fragen.“ — Sandra Thörner