Mit Forgent reduzieren wir den Screening- und Bearbeitungs-Aufwand um 80-90%

Status quo & Herausforderung

Die Pahnke Gruppe ist eine eigentümergeführte Agentur mit über 250 Mitarbeitenden und 50 betreuten Marken wie Meggle, Berentzen, Storck, und Public Sector Kunden. Um das Wachstum im Public Sector Geschäftsbereich noch effektiver zu gestalten, wollte Pahnke folgende Punkte adressieren: Ausgangslage

• Gefahr, relevante Ausschreibungen zu verpassen: durch die fragmentierte Portallandschaft und die tausenden von angezeigten Ausschreibungen bestand die Gefahr, nicht jede wirklich relevante Ausschreibung zu identifizieren

• Hoher zeitlicher Aufwand fürs Finden: Nur ca. 3% der auf verschiedenen Portalen gefundenen Ausschreibungen sind wirklich relevant.

• Hoher zeitlicher Aufwand fürs Screenen: Das Detail-Screening mit Lesen aller Unterlagen, die gerne mal >200 Seiten umfassen, konnte bis zu einem Tag dauern.

• Doppelarbeit durch Prozess-/Verfahrensänderungen: es kann zu Änderungen der Angebotsunterlage kommen, z.B. neue Fristen, neue Referenzanforderungen. Auf den Quellportalen wird meist nicht angezeigt, was sich verändert hat. So kommt es, dass man für eine relevante Ausschreibung die Unterlagen mehrfach durchlesen muss. Ein enormer zeitlicher Aufwand

Lösung mit Forgent

Pahnke startete mit einem 7‑Tage‑Pilot und testete Forgent entlang des realen täglichen Workflows – von der Suche bis zur Bewertung und Unterlagenarbeit. Bereits während des Pilots wurden relevante Ausschreibungen gefunden, die nicht auf den anderen Portalen auftauchten. Aus Pilotkunde wurde Pahnke schnell Abo-Kunde. Wie Forgent im Alltag eingesetzt wird

Finder: Ausschreibungen finden

• Alle Auschreibungen auf der Forgent-Plattform

• Kombination aus CPV‑Logik und semantischer Suche, statt nur Schlagwort-/Code-Suche

• FIT‑Score zur schnellen Priorisierung der passenden Verfahren

Evaluator: Unterlagen in Minuten verstehen & prüfen

• Automatisches Screening der Unterlagen entlang der für Pahnke wichtigsten Kriterien

• KI‑Assistenz für konkrete Fragen zu Ausschreibungen sowie Hinweise auf Inkonsistenzen; Entwurf von eigenen Bieterfragen

• Einsicht der öffentlich eingereichten und beantworteten Bieterfragen

• Aktualisierung der Angebotsunterlagen: sobald der Auftraggeber ein Dokument neu hochlädt, wird die Änderung bei Forgent angezeigt und das agentische Screening läuft neu durch

Team- und Prozessfähigkeit

• Projekte, Status, Aufgaben, Zusammenarbeit und Fristen werden auf einer einzelnen Plattform abgebildet

“Statt in verschiedenen Tools wie Excel, Outlook, Word, unterschiedlichen Ausschreibungsportalen zu arbeiten, können wir nun alles Prozessschritte auf der Forgent Plattform erledigen. Das gewinnt uns Zeit und endlich ist der Austausch im Team ohne die Medienbrüche voll transparent.” Alexander Glück, Geschäftsführer Pahnke

Ergebnisse mit Forgent

• Exklusive Treffer: Forgent findet 10-30% mehr relevante Ausschreibungen pro Jahr “Forgent ermöglicht uns eine frühere und vollständige Sichtbarkeit aller relevanten Ausschreibungen.

  "Wir finden wöchentlich 10-30% mehr relevante Ausschreibungen als auf anderen Portalen.” Alexander Glück, Geschäftsführer Pahnke

• Mit Forgent wird der Aufwand für das Screenen und die Konzeptbearbeitung um bis zu 80-90% reduziert

• Besserer Überblick über Pipeline, Unterlagen und nächste Schritte im Team‑Workflow.

• Höhere Qualitätssicherung, um Formfehler und daraus resultierende Disqualifikationen zu vermeiden