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Wie die Konzession Vergabe funktioniert und sich vom klassischen Auftrag unterscheidet. Ein Leitfaden zum Ablauf nach KonzVgV mit 4 Phasen für Bieter.
Felicitas von Rauch
Marketing & Sales
Key Takeaways
Betriebsrisiko als zentrales Abgrenzungskriterium zum klassischen öffentlichen Auftrag
Schwellenwert für Konzessionen liegt 2024/2025 bei 5.538.000 Euro
Verfahrensablauf nach KonzVgV bietet Vergabestellen mehr Flexibilität
Wirtschaftlichkeitsberechnung entscheidet maßgeblich über den Zuschlag
Einführung
Der Schwellenwert für EU-weite Konzessionsvergaben liegt in den Jahren 2024 und 2025 bei exakt 5.538.000 Euro (Quelle: Europäische Kommission, 2024). Für Sie als Bieter bedeutet das: Ab diesem Auftragswert greifen strenge europäische Vorgaben, die den Wettbewerb strukturieren.
Die Konzession Vergabe ist ein spezielles Beschaffungsverfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber ein Unternehmen nicht direkt für eine Leistung bezahlt, sondern ihm das Recht zur Verwertung der Bau- oder Dienstleistung überträgt. Das wirtschaftliche Betriebsrisiko geht dabei vollständig auf den Auftragnehmer über. Dieser Leitfaden richtet sich an Bid Manager und Geschäftsführer, die verstehen wollen, wie sie sich erfolgreich auf diese lukrativen, aber risikobehafteten Betreibermodelle bewerben. Wer die rechtlichen Rahmenbedingungen und den prozessualen Ablauf beherrscht, sichert sich langfristige Verträge im öffentlichen Sektor.
Inhalt
Was unterscheidet die Konzession Vergabe vom öffentlichen Auftrag?
Welche Schwellenwerte gelten im Konzessionen Vergaberecht?
Der Ablauf einer Konzessionsvergabe in 4 Phasen
Checkliste: Erfolgreiche Bewerbung auf eine Konzession
Wie Forgent hier ansetzt
Häufige Fragen zu Konzessionsvergaben
Was unterscheidet die Konzession Vergabe vom öffentlichen Auftrag?
Der entscheidende Unterschied zwischen einem klassischen öffentlichen Auftrag und einer Konzession liegt in der Vergütung und der Risikoverteilung. Gemäß § 105 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) besteht die Gegenleistung bei einer Konzession in dem Recht zur Nutzung des Bauwerks oder zur Verwertung der Dienstleistung, gegebenenfalls zuzüglich einer Zahlung.
Für Sie als Bieter ändert sich dadurch das Geschäftsmodell grundlegend. Bei einem normalen Dienstleistungsvertrag stellt Ihnen die Behörde nach Leistungserbringung eine feste Summe in Rechnung. Bei einer Konzession refinanzieren Sie Ihre Investitionen über die Nutzerentgelte, beispielsweise durch Mautgebühren bei einer Autobahn oder durch Essensverkäufe beim Betrieb einer öffentlichen Kantine. Sie tragen das Risiko von Nachfrageschwankungen.
Merkmal | Klassischer öffentlicher Auftrag | Konzession |
|---|---|---|
Vergütung | Feste Bezahlung durch den Auftraggeber | Recht zur Verwertung (Nutzerentgelte) |
Wirtschaftliches Risiko | Trägt der öffentliche Auftraggeber | Trägt der Auftragnehmer (Bieter) |
Rechtliche Grundlage | VgV, UVgO, VOB/A | KonzVgV, GWB |
Vertragslaufzeit | Meist kurz- bis mittelfristig | Langfristig (oft über 5 Jahre) |
Wenn die Einnahmen ausbleiben, machen Sie Verlust. Die Risikoübernahme ist das zentrale Merkmal.
Welche Schwellenwerte gelten im Konzessionen Vergaberecht?
Das Konzessionen Vergaberecht ist zweigeteilt. Maßgeblich für die Anwendbarkeit des europäischen Vergaberechts ist der geschätzte Vertragswert. Gemäß § 2 der KonzVgV (Konzessionsvergabeverordnung) muss die Vergabestelle den Gesamtumsatz schätzen, den Sie als Konzessionär während der Vertragslaufzeit voraussichtlich erzielen werden.
Liegt dieser Wert über dem aktuellen Schwellenwert von 5.538.000 Euro (Stand 2024/2025, Quelle: Europäische Kommission), ist das Verfahren europaweit auszuschreiben. In diesem Fall greifen die strengen Vorgaben der KonzVgV sowie der §§ 97 ff. GWB. Für Sie bedeutet das ein hohes Maß an Transparenz und die Möglichkeit, bei Fehlern der Vergabestelle einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer zu stellen (§ 152 GWB).
Liegt der Wert unterhalb dieser Schwelle, existiert auf Bundesebene keine spezifische Verfahrensordnung wie die UVgO für Liefer- und Dienstleistungen. Die Vergabe richtet sich dann primär nach dem Haushaltsrecht der jeweiligen Kommune oder des Landes. Diese Grenze definiert Ihren Handlungsspielraum.
Der Ablauf einer Konzessionsvergabe in 4 Phasen
Das Verfahren nach KonzVgV bietet öffentlichen Auftraggebern mehr Flexibilität als ein klassisches offenes Verfahren. Für Sie als Bieter bedeutet das mehr Verhandlungsspielraum, erfordert aber auch eine präzisere Vorbereitung. Der Prozess gliedert sich in vier wesentliche Schritte.
Phase 1: Bekanntmachung und Eignungsprüfung analysieren
Der Prozess beginnt mit der Auftragsbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Extrahieren Sie sofort die Eignungskriterien aus den Vergabeunterlagen. Die Vergabestelle prüft hier Ihre wirtschaftliche, finanzielle und technische Leistungsfähigkeit.
Tipp: Prüfen Sie sofort die geforderten Referenzen. Bei Konzessionen verlangen Vergabestellen oft den Nachweis über den erfolgreichen Betrieb ähnlicher Einrichtungen über mindestens drei Jahre.
Erstellen Sie eine Matrix, in der Sie jedes geforderte Dokument auflisten. Fehlt ein Nachweis, führt dies in der Regel zum sofortigen Ausschluss.
Phase 2: Wirtschaftlichkeitsberechnung und Konzept erstellen
In dieser Phase erarbeiten Sie Ihr inhaltliches Konzept und den Business Case. Da Sie das Betriebsrisiko tragen, ist eine belastbare Wirtschaftlichkeitsberechnung zwingend erforderlich. Sie müssen nachweisen, wie Sie die vertraglichen Pflichten erfüllen und gleichzeitig profitabel wirtschaften.
Während generische KI wie ChatGPT bei komplexen Wirtschaftlichkeitsberechnungen und spezifischen Vergabeanforderungen oft unpräzise bleibt, extrahiert domänenspezifische KI die exakten Bewertungskriterien aus den Vergabeunterlagen. Die KI analysiert die hunderten Seiten der Konzessionsbekanntmachung und listet alle K.O.-Kriterien auf. Der Bid Manager entscheidet anschließend auf Basis dieser strukturierten Daten, ob das Betriebsrisiko tragbar ist und gibt das finale Konzept frei.
Phase 3: Verhandlungsphase strategisch nutzen
Anders als bei Standardaufträgen sieht § 15 KonzVgV ausdrücklich vor, dass die Vergabestelle über die eingereichten Erstangebote verhandeln darf. Ziel ist es, die Angebote zu verbessern und an die Bedürfnisse des Auftraggebers anzupassen.
Nutzen Sie diese Phase aktiv. Verhandeln Sie über Risikoverteilungen, Investitionszuschüsse oder Laufzeiten. Beachten Sie jedoch, dass die Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien laut § 15 Abs. 3 KonzVgV nicht verhandelbar sind. Dokumentieren Sie alle Verhandlungsergebnisse schriftlich.
Phase 4: Zuschlag und Betriebsübergang vorbereiten
Nach Abschluss der Verhandlungen fordert die Vergabestelle zur Abgabe der finalen Angebote auf. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Gemäß § 3 KonzVgV ist die Laufzeit einer Konzession begrenzt und darf fünf Jahre nur überschreiten, wenn dies zur Refinanzierung der Investitionen zwingend erforderlich ist.
Sobald Sie den Zuschlag erhalten, beginnt die Implementierungsphase. Stellen Sie das Personal ein, beschaffen Sie die notwendige Infrastruktur und richten Sie das Berichtswesen gegenüber der Behörde ein. Ein strukturierter Übergang sichert Ihren Projekterfolg.
Checkliste: Erfolgreiche Bewerbung auf eine Konzession
Ein systematisches Vorgehen minimiert Ihre Risiken bei der Konzessionsbewerbung. Nutzen Sie diese Prüfpunkte für Ihr nächstes Verfahren:
Schwellenwert prüfen: Liegt der geschätzte Vertragswert über 5.538.000 Euro und greift die KonzVgV?
Risikoanalyse durchführen: Sind alle operativen und finanziellen Risiken des Betriebsmodells intern bewertet?
Eignungsnachweise sammeln: Liegen alle geforderten Referenzen für den Betrieb ähnlicher Einrichtungen vor?
Wirtschaftlichkeit kalkulieren: Deckt das geplante Nutzerentgelt die Investitions- und Betriebskosten über die gesamte Laufzeit?
Verhandlungsstrategie festlegen: Welche Parameter (z.B. Investitionszuschüsse) wollen Sie in Phase 3 anpassen?
Prüfen Sie vor der nächsten Teilnahme Ihre Kalkulationsmodelle auf die Abbildung langfristiger Betriebsrisiken.
Wie Forgent hier ansetzt
Die manuelle Prüfung von Konzessionsunterlagen und die Kalkulation des Betriebsrisikos kosten Bid-Teams oft hunderte Stunden in Excel und Word. Als domain-spezifische KI-Plattform für Ausschreibungen deckt Forgent den gesamten Prozess ab: von Finden über Evaluieren und Bewerben bis zum Verwalten. Die KI übernimmt die Sichtung von Dokumenten mit über 10.000 Seiten und 50 Dateien, wodurch Sie die Bid/No-Bid-Entscheidung in unter 5 Minuten statt in Stunden treffen. Die finale Entscheidung über die Teilnahme und das kaufmännische Risiko treffen weiterhin Sie.
In einer kurzen Demo sehen Sie, wie Forgent das bei Ihrer nächsten Ausschreibung übernimmt.
Häufige Fragen zu Konzessionsvergaben
Was ist das Betriebsrisiko bei einer Konzession?
Das Betriebsrisiko bedeutet, dass der Auftragnehmer keine Garantie hat, seine Investitionen und Kosten durch den Betrieb der Konzession wieder einzuspielen. Laut § 105 GWB muss der Konzessionär den Unwägbarkeiten des Marktes ausgesetzt sein. Wenn die Nachfrage der Nutzer sinkt, trägt das Unternehmen den finanziellen Verlust, nicht die öffentliche Hand.
Kann eine Konzession auch ohne EU-weite Bekanntmachung vergeben werden?
Ja, wenn der geschätzte Vertragswert unter dem EU-Schwellenwert von 5.538.000 Euro (Stand 2024/2025) liegt. In diesem Fall findet die KonzVgV keine Anwendung. Die Vergabe richtet sich dann nach nationalem Haushaltsrecht, wobei die allgemeinen Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung weiterhin beachtet werden müssen.
Wie lange läuft ein Konzessionsvertrag in der Regel?
Die Laufzeit ist gemäß § 3 KonzVgV begrenzt. Sie wird so bemessen, dass der Konzessionär seine Investitionen refinanzieren und eine angemessene Rendite erzielen kann. Bei Verträgen, die länger als fünf Jahre laufen, muss die Vergabestelle die längere Laufzeit durch die Refinanzierungserfordernisse der getätigten Investitionen ausdrücklich rechtfertigen.
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