Offenes Verfahren

Das offene Verfahren ist der Standardweg gemäß der EU-Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe: ein einstufiges Verfahren, bei dem jeder Wirtschaftsteilnehmer auf die Bekanntmachung mit einem vollständigen Angebot reagieren kann. Es gibt keine Präqualifikationsphase – die Auswahl (wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, technische Kapazität, Ausschlussgründe) und der Zuschlag (Preis, Qualität) werden nach Erhalt der Angebote gemeinsam bewertet.

Die Mindestfrist für den Eingang der Angebote beträgt 35 Tage ab der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Diese verkürzt sich auf 30 Tage, wenn eine elektronische Einreichung zulässig ist (was mittlerweile Standard ist), und verkürzt sich weiter, wenn im Vorfeld eine Vorinformation veröffentlicht wurde. In der Praxis räumen öffentliche Auftraggeber häufig mehr Zeit ein, insbesondere bei komplexen Anforderungen.

Für Bid-Teams ist das offene Verfahren operativ anspruchsvoll. Da es keine Vorauswahl gibt, muss das Team innerhalb der veröffentlichten Frist ein vollständiges, absolut konformes Angebot erstellen – einschließlich aller Eignungsnachweise, der ESPD oder entsprechender Dokumente, des vollständigen technischen Vorschlags und der Preisgestaltung. Der Aufwand für das Angebot bleibt derselbe, unabhängig davon, ob es drei oder dreißig Mitbewerber gibt.

Strategisch gesehen verändert dies die Kalkulation von Bid/No-Bid-Entscheidungen. Offene Verfahren ziehen mehr Bieter an, insbesondere bei bekannten Rahmenvereinbarungen oder prestigeträchtigen Verträgen, was die individuelle Gewinnwahrscheinlichkeit senkt. Sofern das Team keinen klaren Vorteil hat – wie den Status als etablierter Anbieter, eine exakt passende Kompetenz, eine starke Marktansprache im Vorfeld oder eine überzeugende Preisposition – kann es rentabler sein, überlaufene offene Verfahren zu überspringen und sich auf nicht offene oder Verhandlungsverfahren zu konzentrieren, bei denen der Wettbewerb begrenzter ist.

Wenn sich das Team für ein Angebot entscheidet, ist die Planung von entscheidender Bedeutung. Durch die einzige, finale Frist bleibt kein Spielraum, um einen trägen Start wieder aufzuholen. Erfolgreiche Teams nutzen den Zeitraum zwischen der Vorinformation (PIN) und der Veröffentlichung der Bekanntmachung, um wiederverwendbare Inhalte vorzuformulieren, Partner und Subunternehmer zu bestätigen und Preisannahmen zu validieren. Bis zur Veröffentlichung der Bekanntmachung ist das Angebot im Idealfall bereits zu 30–50 % auf Basis einer starken Bid-Bibliothek entworfen.

Forgent.ai beschleunigt dies, indem es Bekanntmachungen zu offenen Verfahren frühzeitig aufspürt, wiederverwendbare Inhalte aus früheren Angeboten heranzieht und die Antworten an den vorgegebenen Zuschlagskriterien des Auftraggebers ausrichtet. Die Teams, die offene Verfahren gewinnen, sind nicht diejenigen, die in der letzten Woche am härtesten arbeiten – es sind diejenigen, die das Angebot in den vorangegangenen drei Monaten aufgebaut haben.