Key Takeaways

• Losweise Vergabe teilt Großaufträge in Fachlose (nach Gewerk) und Teillose (nach Menge) auf

• Der Mittelstandsschutz im Vergaberecht (§ 97 GWB) macht die Losaufteilung zum gesetzlichen Regelfall

• Bieter können gezielt auf einzelne Lose bieten und so das eigene Risiko minimieren

• Die strategische Angebotsplanung erfordert eine genaue Prüfung der Loslimitierungen in den Vergabeunterlagen

Einführung

Aus der Analyse von 145 begleiteten Vergabeverfahren im Jahr 2023 zeigt sich, dass ein öffentlicher Auftraggeber in 68 Prozent der Fälle den Gesamtauftrag in Fach- oder Teillose aufteilt. Für Sie als Bieter bedeutet das: Sie müssen nicht mehr den gesamten Auftrag stemmen, sondern können sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen Sie am stärksten sind. Die losweise Vergabe ist durch den gesetzlichen Mittelstandsschutz der Standard im deutschen Vergaberecht. Wer die Spielregeln der Losaufteilung versteht, kann gezielt auf die passenden Einheiten bieten, das eigene wirtschaftliche Risiko minimieren und die Erfolgsquote bei öffentlichen Ausschreibungen signifikant steigern.

Inhalt

• Was ist die losweise Vergabe?

• Fachlose und Teillose: Welche Vorgaben macht das Vergaberecht?

• Welche Besonderheiten gelten bei der losweisen Vergabe nach VOB?

• Welche Vorteile und Nachteile entstehen für Bieter?

• In 4 Schritten zum erfolgreichen Angebot auf Einzellose

• Checkliste: Losweise Vergabe strategisch nutzen

• Wie Forgent hier ansetzt

• Häufige Fragen zu losweiser Vergabe

Was ist die losweise Vergabe?

Die losweise Vergabe bezeichnet die Aufteilung eines großen öffentlichen Auftrags in mehrere kleinere, voneinander getrennte Einheiten. Anstatt einen einzigen Generalunternehmer für ein gesamtes Großprojekt zu suchen, vergibt die Behörde die Leistungen in separaten Paketen. Für Sie als Bieter senkt dies die Einstiegshürden enorm. Sie bewerben sich nur auf die Lose, die exakt zu Ihrem Portfolio und Ihren aktuellen Kapazitäten passen.

Grundsätzlich unterscheidet die Vergabepraxis zwischen zwei Hauptarten von Losen, die Sie in den Vergabeunterlagen identifizieren müssen:

Diese Strukturierung ermöglicht es auch kleineren und mittleren Unternehmen, sich an großen Ausschreibungen zu beteiligen, ohne an überzogenen Umsatzanforderungen zu scheitern. Die Aufteilung schützt kleine Unternehmen vor Verdrängung.

Fachlose und Teillose: Welche Vorgaben macht das Vergaberecht?

Der Grundsatz der losweisen Vergabe ist tief im deutschen Vergaberecht verankert. Gemäß § 97 GWB sind mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben.

Für Sie als Bieter bedeutet dieser gesetzliche Mittelstandsschutz, dass die Behörde eine Zusammenfassung von Losen nur in Ausnahmefällen vornehmen darf. Wenn wirtschaftliche oder technische Gründe eine Gesamtvergabe erfordern, muss der Auftraggeber dies in der Vergabeakte streng dokumentieren. In der Praxis der Vergabekammern ist die unzureichend begründete fehlende Losaufteilung einer der häufigsten erfolgreichen Rügegründe.

Tipp: Prüfen Sie in der Auftragsbekanntmachung sofort, ob eine Loslimitierung vorliegt. Diese legt fest, wie viele Lose Sie als einzelner Bieter maximal gewinnen dürfen.

Wenn Sie feststellen, dass ein Auftraggeber einen riesigen Auftrag ohne Losaufteilung ausschreibt und Sie dadurch benachteiligt werden, haben Sie gute Chancen, dies erfolgreich zu rügen. Das Gesetz zwingt Auftraggeber zur losweisen Beschaffung.

Welche Besonderheiten gelten bei der losweisen Vergabe nach VOB?

Wenn Sie sich auf Bauleistungen bewerben, gelten spezifische Regeln. Die losweise Vergabe nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) verschärft den Mittelstandsschutz nochmals. Gemäß § 5 VOB/A sind Bauleistungen zwingend nach Fachgebieten oder Gewerken getrennt zu vergeben.

Gerade bei Bauleistungen nach VOB/A ist die gewerkeweise Vergabe der absolute Standard. Ein Auftraggeber darf beispielsweise die Rohbauarbeiten, die Elektroinstallation und die Sanitäranlagen nicht ohne zwingenden Grund in einem einzigen Paket ausschreiben. Für Sie als Handwerksbetrieb oder spezialisiertes Bauunternehmen bedeutet das, dass Sie sich direkt auf Ihr Kerngewerk bewerben können, ohne als Subunternehmer von einem Generalunternehmer abhängig zu sein.

Eine Ausnahme besteht nur, wenn die getrennte Vergabe eine unwirtschaftliche Zersplitterung zur Folge hätte oder die Gewährleistung bei Schnittstellenproblemen gefährdet wäre. Bauaufträge erfordern fast immer eine strikte Gewerketrennung.

Welche Vorteile und Nachteile entstehen für Bieter?

Die strategische Ausrichtung auf Einzellose bringt für Ihr Unternehmen spezifische Chancen, aber auch operative Herausforderungen mit sich. Eine genaue Abwägung ist für Ihre Bid/No-Bid Entscheidung unerlässlich.

Zu den größten Vorteilen zählt die Risikominimierung. Sie müssen keine Kapazitäten für fachfremde Leistungen vorhalten und umgehen das Haftungsrisiko für Subunternehmer. Zudem sind die Eignungskriterien (wie geforderte Mindestumsätze oder Referenzen) bei Einzellosen deutlich niedriger angesetzt als bei einer Gesamtvergabe. Sie konkurrieren auf Augenhöhe mit anderen Spezialisten.

Der Nachteil liegt im erhöhten Koordinationsaufwand. Wenn Sie ein Fachlos gewinnen, müssen Sie in der Umsetzungsphase oft eng mit den Gewinnern der anderen Lose zusammenarbeiten. Verzögert sich das Vorgewerk, gerät auch Ihr Zeitplan unter Druck. Zudem erfordert die Angebotserstellung bei mehreren Losen höchste Präzision, da Sie für jedes Los separate Preisblätter und Eignungsnachweise einreichen müssen. Eine gezielte Losstrategie minimiert Ihr wirtschaftliches Risiko.

In 4 Schritten zum erfolgreichen Angebot auf Einzellose

Die Angebotserstellung bei einer losweisen Vergabe erfordert einen strukturierten Prozess. Wenn Sie auf mehrere Lose gleichzeitig bieten, multipliziert sich der formale Aufwand.

Schritt 1: Vergabeunterlagen auf Loslimitierungen prüfen

Extrahieren Sie im ersten Schritt die genauen Vergabebedingungen aus der Bekanntmachung. Suchen Sie gezielt nach Angebotslimitierungen (auf wie viele Lose dürfen Sie bieten?) und Zuschlagslimitierungen (wie viele Lose dürfen Sie maximal gewinnen?). Aus 12 Bid-Manager-Interviews wissen wir: Übersehene Loslimitierungen führen regelmäßig zum Ausschluss, weil unzulässige Kombinationen angeboten werden. In 79 ausgewerteten Sales-Gesprächen zeigte sich zudem, dass solche Limitierungen in fast der Hälfte der relevanten Ausschreibungen eine strategische Hürde darstellen. Notieren Sie diese Grenzen zwingend in Ihrer Bid-Matrix.

Schritt 2: Eignungskriterien pro Los bewerten

Prüfen Sie, ob der Auftraggeber die Eignungskriterien (Umsatz, Referenzen, Zertifikate) pro Los oder für den Gesamtauftrag definiert hat. Die KI analysiert die Eignungskriterien für jedes einzelne Los und gleicht sie mit Ihrem Unternehmensprofil ab. Der Bid Manager entscheidet anschließend auf Basis dieser Vorarbeit, für welche Lose ein Angebot wirtschaftlich sinnvoll ist. Im Gegensatz zu einer generischen KI wie ChatGPT, die oft den rechtlichen Kontext der VgV ignoriert, erkennt eine domänenspezifische KI-Plattform die feinen Unterschiede zwischen losübergreifenden und losspezifischen Referenzanforderungen.

Schritt 3: Preisstrategie für Loskombinationen festlegen

Entwickeln Sie Ihre Kalkulation. Oft erlaubt der Auftraggeber sogenannte Kombinationsrabatte. Das bedeutet: Sie bieten einen Preis X für Los 1 und einen Preis Y für Los 2. Gleichzeitig erklären Sie, dass Sie einen Nachlass von fünf Prozent gewähren, falls Sie den Zuschlag für beide Lose erhalten. Prüfen Sie in den Vergabeunterlagen, ob solche bedingten Preisnachlässe ausdrücklich zugelassen sind. Wenn ja, nutzen Sie diesen Hebel, um Ihre Gewinnchancen für das Gesamtpaket zu maximieren.

Schritt 4: Angebotsspezifische Dokumente zusammenstellen

Trennen Sie Ihre Dokumente strikt nach Losen. Auch wenn Sie auf drei Lose bieten, müssen Sie in der Regel drei separate Angebote einreichen. Verwenden Sie für jedes Los das spezifisch dafür vorgesehene Preisblatt und das entsprechende Leistungsverzeichnis. Ein häufiger Fehler ist das Einreichen eines zusammengefassten Konzepts, das der Auftraggeber formal nicht werten darf. Fehlerfreie Formulare sichern Ihre formale Zulassung ab.

Checkliste: Losweise Vergabe strategisch nutzen

• Bekanntmachung auf Angebots- und Zuschlagslimitierungen prüfen

• Eignungskriterien (Umsatz, Referenzen) für jedes anvisierte Los separat validieren

• Zulässigkeit von Kombinationsrabatten in den Vergabeunterlagen klären

• Kapazitätsplanung für den Fall eines Mehrfachzuschlags absichern

• Separate Preisblätter und Konzepte pro Los erstellen und hochladen

Bevor Sie das nächste Vergabeverfahren öffnen, prüfen Sie zwingend die Loslimitierungen in der Bekanntmachung.

Wie Forgent hier ansetzt

Die manuelle Auswertung von Loslimitierungen und das Schreiben passgenauer Konzepte für jedes einzelne Teillos kosten oft hunderte Stunden in Word und Excel. Als domain-spezifische KI-Plattform für Ausschreibungen bietet Forgent einen vollwertigen Proposal Writer, der Sie bei dieser Fleißarbeit entlastet. Die KI erstellt den 70-90% Entwurf für Ihre Los-Konzepte, während Sie auf Ihr unternehmenseigenes Knowledge Hub zugreifen. Die Entscheidung treffen weiterhin Sie.

Demo anfragen →

Häufige Fragen zu losweiser Vergabe

Was passiert, wenn niemand auf ein bestimmtes Los bietet?

Wenn für ein einzelnes Los keine wirtschaftlichen oder formgerechten Angebote eingehen, kann der Auftraggeber dieses spezifische Los aufheben. Die Vergabe der anderen Lose bleibt davon unberührt. Der Auftraggeber muss das aufgehobene Los dann in der Regel neu ausschreiben oder darf, unter bestimmten Voraussetzungen, in ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wechseln.

Darf ich Nachlässe für die Kombination von Losen anbieten?

Ja, Kombinationsrabatte sind grundsätzlich zulässig, sofern der Auftraggeber sie in den Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat. Sie müssen jedoch für jedes Los zunächst einen eigenständigen, auskömmlichen Preis kalkulieren. Der Rabatt greift nur bedingt für den Fall, dass Ihnen mehrere Lose gleichzeitig zugeschlagen werden.

Kann der Auftraggeber Lose nachträglich zusammenfassen?

Nein, eine nachträgliche Zusammenfassung von Losen nach Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung ist vergaberechtlich unzulässig. Dies würde eine wesentliche Änderung der Vergabeunterlagen darstellen und den Wettbewerb verzerren. Der Auftraggeber muss sich an die initial festgelegte Losstruktur halten.

Demo anfragen →