Auftraggeber

Unter den EU-Vergaberichtlinien ist ein „öffentlicher Auftraggeber“ jede staatliche, regionale oder lokale Behörde – zusammen mit Einrichtungen des öffentlichen Rechts und Verbänden, die aus einer oder mehreren solcher Behörden bestehen –, die bei der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen oberhalb der Schwellenwerte an die EU-Vergaberegeln gebunden ist. In der Praxis umfasst dies zentrale Regierungsbehörden, Ministerien, Gemeinden, Regionalbehörden, Krankenhäuser, Universitäten und eine Vielzahl von öffentlichen Einrichtungen, die auf den ersten Blick vielleicht nicht offensichtlich „öffentlich“ wirken.

Diese Definition ist wichtig, da sie darüber entscheidet, ob eine Beschaffung überhaupt unter die EU-Richtlinien fällt. Eine Einrichtung des öffentlichen Rechts ist eine Einrichtung, die zu dem Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nicht gewerblicher Art zu erfüllen, die Rechtspersönlichkeit besitzt und überwiegend vom Staat finanziert, beaufsichtigt oder kontrolliert wird. Dies schließt viele Einrichtungen ein – wie Rundfunkanstalten, Wohnungsbaugesellschaften, bestimmte Kultur- und Forschungseinrichtungen –, die Bid-Teams anfangs vielleicht nicht dem öffentlichen Sektor zuordnen würden.

Für Bieter prägt das Wissen darüber, wer als öffentlicher Auftraggeber gilt, die Pipeline-Strategie. Der gesamte richtliniengebundene öffentliche Sektor ist weitaus größer als die Zentralregierung. Er umfasst Tausende von regionalen und kommunalen Einkäufern sowie quasi-öffentliche Einrichtungen, die beträchtliche Volumina beschaffen, aber weniger Aufmerksamkeit erhalten als nationale Ministerien. Viele dieser Einkäufer beschaffen wiederholt über Rahmenvereinbarungen und dynamische Beschaffungssysteme, was langfristige Umsatzmöglichkeiten für Anbieter schafft, die in die Beziehung investieren.

Eine separate Kategorie – „Sektorenauftraggeber“ – gilt für Versorgungsunternehmen (Wasser, Energie, Verkehr, Postdienste), die unter der Sektorenrichtlinie mit leicht abweichenden Regeln arbeiten: lockerere Verfahrensanforderungen, andere Schwellenwerte und mehr Flexibilität bei Verhandlungen.

Erfolgreiche Bid-Teams pflegen eine strukturierte Einkäufer-Übersicht: an welche öffentlichen Auftraggeber sie verkaufen, in welche sie vordringen wollen, wer die leitenden Entscheidungsträger sind und welche Rahmenvereinbarungen der jeweilige Einkäufer nutzt. Ohne eine solche Zuordnung bleibt das OJEU/TED-Monitoring reaktiv statt strategisch. Forgent.ai unterstützt die Recherche auf Einkäuferebene, sodass Capture-Teams über einzelne Bekanntmachungen hinaus planen und Beziehungen zu den öffentlichen Auftraggebern aufbauen können, die am wichtigsten sind.