Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb (oft als CPN abgeku00fcrzt) liegt in puncto Flexibilitu00e4t zwischen dem nicht offenen Verfahren und dem wettbewerblichen Dialog. Es ermu00f6glicht dem u00f6ffentlichen Auftraggeber, mit den in die engere Wahl gezogenen Mietbietern zu verhandeln, um den Inhalt ihrer Erstangebote vor der endgu00fcltigen Angebotsabgabe und dem Zuschlag zu verbessern. Im Gegensatz zum wettbewerblichen Dialog definiert der u00f6ffentliche Auftraggeber die Anforderungen im Vorfeld u2013 das Verfahren tru00e4gt jedoch der Tatsache Rechnung, dass bei bestimmten Auftru00e4gen Standardlu00f6sungen nicht optimal passen und der Dialog mit dem Markt zu einem besseren Ergebnis fu00fchrt.

Die EU-Vergaberichtlinie nennt spezifische Gru00fcnde fu00fcr die Anwendung dieses Verfahrens: Bedu00fcrfnisse, die ohne eine Anpassung bereits verfu00fcgbarer Lu00f6sungen nicht befriedigt werden ku00f6nnen, Auftru00e4ge, die konzeptionelle oder innovative Lu00f6sungen umfassen, Auftru00e4ge, bei denen die technischen Spezifikationen nicht mit ausreichender Pru00e4zision festgelegt werden ku00f6nnen, oder wenn ein vorausgegangenes offenes oder nicht offenes Verfahren nur unzulu00e4ssige oder unannehmbare Angebote hervorgebracht hat. Bei der Vergabe im Sektorenbereich sind die Regeln flexibler u2013 hier steht das Verfahren ohne gesonderte Begru00fcndung zur Verfu00fcgung.

Das Verfahren beginnt mit einer Auftragsbekanntmachung und einer Auswahlphase (mindestens drei geladene Bewerber). Die in die engere Wahl gezogenen Bieter reichen Erstangebote ein und treten anschlieu00dfend in Verhandlungen ein. Der u00f6ffentliche Auftraggeber kann mehrere Runden durchfu00fchren und dabei schwu00e4chere Angebote aussortieren, bevor er von den verbleibenden Bietern die endgu00fcltigen Angebote (BAFO u2013 Best and Final Offers) anfordert. Der Zuschlag erfolgt anschlieu00dfend anhand der veru00f6ffentlichten Kriterien.

Fu00fcr Bieterteams bietet das Verhandlungsverfahren erhebliche strategische Mu00f6glichkeiten. Die Verhandlung ist das einzige EU-Verfahren (neben dem wettbewerblichen Dialog), das es Bietern ermu00f6glicht, ihr Angebot als Reaktion auf Feedback zu verfeinern u2013 sei es durch Anpassung der Preise, Umgestaltung der kommerziellen Bedingungen, Modifikation der technischen Lu00f6sung oder Pru00e4zisierung von Annahmen. Bieter, die das Erstangebot bereits als endgu00fcltige Position betrachten, lassen den eigentlichen Wert dieses Verfahrens ungenutzt.

Erfolgreiche Teams planen ihre Verhandlungsstrategie im Vorfeld. Welche Elemente des Angebots stehen fest? Welche sind verhandelbar? Welche Preiszugestu00e4ndnisse sind im endgu00fcltigen Angebot (BAFO) mu00f6glich und wo liegt die absolute Untergrenze? Welche Informationen benu00f6tigt das Team in jeder Runde vom Ku00e4ufer, um die eigene Position zu untermauern? Disziplin ist hierbei entscheidend u2013 Bieter, die den Preis senken, ohne ihre Marge oder Qualitu00e4t zu schu00fctzen, sichern sich meist unrentable Auftru00e4ge.

Forgent.ai unterstu00fctzt Capture-Teams dabei, mehrere Angebotsversionen zu verwalten, u00c4nderungen u00fcber die Verhandlungsrunden hinweg nachzuverfolgen und eine konsistente kommerzielle Position vom Erstangebot u00fcber die Verhandlungen bis hin zur finalen BAFO-Abgabe zu wahren.