Dynamisches Beschaffungssystem

Ein dynamisches Beschaffungssystem (Dynamic Purchasing System – DPS) ist ein flexibles Beschaffungsinstrument gemäß der EU-Vergaberichtlinie für den öffentlichen Sektor, das für standardisierte oder allgemein verfügbare Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen konzipiert ist. Im Gegensatz zu einer Rahmenvereinbarung, bei der die Lieferantenliste nach dem ersten Wettbewerb geschlossen wird, bleibt ein DPS während seiner gesamten Laufzeit offen — Lieferanten können sich jederzeit um die Aufnahme bewerben, und die zugelassenen Lieferanten konkurrieren um spezifische Aufträge, sobald die Vergabestelle diese ausschreibt.

Der DPS-Lebenszyklus gliedert sich in zwei Phasen. Die Einrichtungsphase verläuft als nicht offenes Verfahren: Die Vergabestelle veröffentlicht eine Bekanntmachung mit Auswahlkriterien, Lieferanten bewerben sich und qualifizierte Lieferanten werden zugelassen. Die Vergabephase läuft ab, sobald die Behörde einen konkreten Bedarf hat: Eine „spezifische Auftragsbekanntmachung“ oder Aufforderung zur Angebotsabgabe wird an alle zugelassenen Lieferanten der jeweiligen Kategorie übermittelt, die dann Angebote für den einzelnen Auftrag einreichen.

Für Bieter vereinen DPSs einige der Vorteile von Rahmenvereinbarungen (wiederkehrende Chancen, geringerer Wettbewerbsdruck als bei vollständig offenen Verfahren) mit größerer Dynamik (neue Ein- und Austritte sind während der gesamten Laufzeit möglich). Sie sind besonders verbreitet in den Bereichen IT-Beratung, professionelle Dienstleistungen, Zeitarbeit und im Bauwesen, wo Einkäufer Flexibilität und einen großen Pool an Lieferanten wünschen.

Die strategische Herausforderung bei DPSs liegt darin, dass der Lieferantenpool sehr groß sein kann. Ein DPS für IT-Dienstleistungen lässt unter Umständen mehrere hundert Anbieter in verschiedenen Kategorien zu, und jeder konkrete Aufruf kann Dutzende von Rückmeldungen nach sich ziehen. Die Erfolgsquote ist daher niedriger als bei einer stärker begrenzten Rahmenvereinbarung, weshalb die Kosten pro Angebot entsprechend kontrolliert werden müssen. Teams, die ohne disziplinierte Qualifizierung auf jede DPS-Einladung reagieren, stoßen schnell an die Grenzen ihrer Angebotskapazitäten.

Eine effektive DPS-Strategie basiert auf schlanken, wiederholbaren Antwortprozessen. Die Auswahlinhalte (ESPD, Finanzdaten, Fallstudien) können bei jeder DPS-Einladung wiederverwendet werden. Die angebotsspezifischen Inhalte (Ressourcenansatz, namentlich genannte Berater, Tagessätze, Methodik) müssen schnell erstellt, aber dennoch auf den spezifischen Bedarf zugeschnitten sein. Teams, die auf vorlagenbasierten Antwortsystemen aufbauen – und über gute Informationen darüber verfügen, welche Einkäufer und Abrufe sich lohnen –, schneiden besser ab als diejenigen, die jedes Mal improvisieren.

Forgent.ai eignet sich hervorragend für DPS-Umgebungen: Es speichert wiederverwendbare Auswahlinhalte, macht spezifische Auftragsbekanntmachungen in Echtzeit ausfindig und stellt maßgeschneiderte Antworten so schnell zusammen, dass man auch bei hohem Volumen wettbewerbsfähig bleibt, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen.