Das Einheitliche Europäische Ausschreibungsdokument ist ein Eigenerklärungsvorlage, das im Rahmen der EU-Vergaberichtlinien von 2014 eingeführt wurde, um den administrativen Aufwand für Bieter zu verringern. Anstatt in der Phase des Teilnahmeantrags oder der Angebotsabgabe vollständige Nachweise über Eignungskriterien und Ausschlussgründe vorzulegen, füllen Bieter ein strukturiertes EEE aus und erklären damit, dass sie die Anforderungen erfüllen. Vollständige Belege sind nur von demjenigen Bieter (oder denjenigen Mietern) vorzulegen, der am wahrscheinlichsten den Zuschlag erhält.
Das EEE ist in Abschnitte unterteilt: Informationen über die Vergabe und den öffentlichen Auftraggeber, Identität des Wirtschaftsteilnehmers, Ausschlussgründe (strafrechtliche Verurteilungen, Einhaltung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten, Interessenkonflikte, berufliches Fehlverhalten), Eignungskriterien (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, technische und berufliche Leistungsfähigkeit, Qualitätssicherung) sowie ein abschließender Abschnitt zur Verringerung der Zahl der Bewerber bei zweistufigen Verfahren.
Für Bid-Teams ist das EEE zwar administrativer Natur, aber von großer Tragweite. Eine fehlende Erklärung oder eine falsche Antwort kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen – insbesondere bei den zwingenden Ausschlussgründen, die streng angewendet werden. Umgekehrt ermöglicht das EEE im Falle eines fakultativen Ausschlussgrundes die Angabe und Berücksichtigung von Selbstreinigungsmaßnahmen (z. B. Nachzahlung von Steuern, Einführung von Compliance-Programmen).
In der Praxis ist das EEE inzwischen elektronisch und wiederverwendbar. Sobald ein vollständiges EEE erstellt wurde, kann es mit minimalem Aufwand für jedes neue Vergabeverfahren angepasst werden – vorausgesetzt, die zugrunde liegenden Daten sind aktuell. Bid-Teams, die eine „Single Source of Truth“ für EEE-Inhalte (Unternehmensfinanzdaten, Zertifizierungen, Fallstudien, Schlüsselpersonal, Referenzen) pflegen, können Erklärungen in Stunden statt in Tagen ausfüllen.
Das EEE hat auch strategische Bedeutung. Setzt ein öffentlicher Auftraggeber bestimmte Eignungskriterien voraus – Mindestumsatz, spezifische Zertifizierungen, Anzahl vergleichbarer Referenzen –, muss das Bid-Team die Leistungsfähigkeit vor der Abgabe bestätigen. Bieter, die wiederholt die Schwellenwerte verfehlen, sollten entweder ihre Leistungsfähigkeit ausbauen (durch Neueinstellungen, Zertifizierungen oder Partnerschaften) oder diese Gelegenheiten nicht weiter verfolgen. Wer das EEE als reines Compliance-Verfahren betrachtet, übersieht wichtige Signale für die Pipeline.
Forgent.ai pflegt für jedes Unternehmen eine strukturierte EEE-Ebene, füllt Erklärungen automatisch mit aktuellen Daten aus und markiert Schwellenwerte, die das Team derzeit nicht erfüllt – so wird aus einer Compliance-Aufgabe eine Übersicht über die eigenen Fähigkeiten.
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