Vorabinformation

Eine Vorinformation (Prior Information Notice, PIN) signalisiert, dass ein öffentlicher Auftraggeber beabsichtigt, in der Regel innerhalb der nächsten 12 Monate, ein Vergabeverfahren durchzuführen. Vorinformationen sind rechtlich nicht bindend u2013 die Vergabestelle kann das Verfahren fortsetzen, verzögern, den Umfang ändern oder stornieren u2013 aber sie sind ein frühzeitiger, strukturierter Hinweis auf eine Absicht. Für Bid-Teams sind Vorinformationen die wertvollste Quelle für die Vorlaufplanung (Capture Planning), da sie die Pipeline weit vor der formellen Auftragsbekanntmachung offenlegen.

Vorinformationen dienen nach der EU-Vergaberichtlinie zwei Zwecken. Erstens informieren sie den Markt und ermöglichen es Anbietern, sich vorzubereiten. Zweitens können sie bei bestimmten Verfahren (hauptsächlich bei sub-zentralen Auftraggebern) als Aufruf zum Wettbewerb genutzt werden, wodurch sich die Mindestfrist für die anschließende Auftragsbekanntmachung verkürzt u2013 in der Regel um zehn bis fünfzehn Tage. Die Vorinformation muss genügend Informationen enthalten, damit der Markt erkennen kann, ob die Ausschreibung relevant ist.

Vorinformationen gehen oft mit einer Markterkundung (Pre-Market Engagement) einher: Informationstage, Lieferantenbriefings, Informationsanfragen, Fragebögen zur Marktsondierung. Dies sind die Momente mit der größten Hebelwirkung bei jeder Bewerbung im EU-Raum. Bieter, die sich konstruktiv einbringen u2013 indem sie klärende Fragen stellen, glaubwürdige Kompetenz nachweisen und zum Denkprozess des Einkäufers beitragen u2013 beeinflussen die letztendlichen Anforderungen und bauen die Beziehungen auf, die sich sechs bis zwölf Monate später in einer höheren Gewinnwahrscheinlichkeit niederschlagen.

Die Falle besteht darin, das Pre-Market Engagement wie ein Verkaufsgespräch zu behandeln. Öffentliche Auftraggeber sind an die Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung gebunden. Sie dürfen einzelnen Anbietern keine Vorteile gewähren und werden Markt-Inputs mit dem breiteren Teilnehmerkreis teilen. Erfolgreiche Bieter teilen gerade so viel, dass es nützlich ist, stellen Fragen, die die Prioritäten des Käufers offenlegen, und vermeiden es, differenzierte Lösungsdetails preiszugeben, die den Wettbewerbern zum Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung stehen würden.

Vorinformationen haben auch einen analytischen Wert. Über die Zeit hinweg verfolgt, offenbaren sie Beschaffungsmuster nach Einkäufer, Sektor und CPV-Code u2013 was die Pipeline-Prognose, die Account-Planung und die Ressourcenallokation unterstützt. Ein Bid-Team, das erst auf Auftragsbekanntmachungen reagiert, ist systematisch zu spät dran.

Forgent.ai filtert Vorinformationen aus TED und nationalen Portalen heraus, verknüpft sie mit Einkäuferprofilen und fordert Capture-Teams auf, im richtigen Moment aktiv zu werden u2013 so werden frühe Signale in qualifizierte Opportunities und etablierte Beziehungen umgewandelt, bevor die Konkurrenz es merkt.