Nichtoffenes Verfahren

Das nicht offene Verfahren (Restricted Procedure) unterteilt eine öffentliche Ausschreibung in zwei Phasen. In der ersten Phase kann jeder interessierte Wirtschaftsteilnehmer einen Teilnahmeantrag stellen, der Nachweise über die finanzielle Leistungskraft, die technische Leistungsfähigkeit und Ausschlussgründe (in der Regel über die EEE) enthält. Der öffentliche Auftraggeber bewertet diese Anträge und wählt eine bestimmte Anzahl von Bewerbern aus – mindestens fünf gemäß der EU-Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe –, die dann zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Nur die in die engere Wahl gezogenen Bewerber reichen ein vollständiges Angebot ein.

Die Mindestfristen betragen 30 Tage für den Teilnahmeantrag und 30 Tage für die Angebotsphase ab der Aufforderung zur Angebotsabgabe, wobei sich die zweite Frist bei elektronischer Einreichung auf 25 Tage verkürzt. Wie beim offenen Verfahren kann eine vorherige Vorinformation (PIN) die Fristen weiter verkürzen.

Für Bieter hat das nicht offene Verfahren klare Vorteile. Die Auswahlphase ist weniger aufwendig als ein vollständiges Angebot, sodass das Team mehr Möglichkeiten zu geringeren Kosten wahrnehmen kann. Nach der Auswahl konkurriert das Team mit einer bekannten und begrenzten Anzahl von Bietern – in der Regel fünf bis zehn –, was die Gewinnwahrscheinlichkeit im Vergleich zu einem offenen Verfahren mit zwanzig oder mehr Teilnehmern erheblich verbessert. Markterkundungen im Vorfeld und die Leistung in der Auswahlphase beeinflussen, ob das Team überhaupt in die engere Wahl kommt.

Die Auswahlphase ist zudem strategischer, als es auf den ersten Blick scheint. Obwohl sich die Bewertung auf objektive Leistungsfähigkeitskriterien konzentriert, prägt die Art und Weise, wie ein Anbieter seine Kapazitäten, Referenzen und Fallstudien präsentiert, die Wahrnehmung des Auftraggebers bezüglich der Glaubwürdigkeit vor Beginn der eigentlichen Angebotsphase. Eine starke Bewerbung für die Auswahlphase ist zudem für mehrere Ausschreibungen wiederverwendbar, insbesondere wenn man sich an Einkäufer richtet, die wiederholt nicht offene Verfahren nutzen.

Bieterteams, die bei nicht offenen Verfahren erfolgreich sind, investieren in eine hochwertige Auswahlbibliothek: vorab freigegebene Fallstudien, Finanzübersichten, Zertifizierungen, EEE-Inhalte und Richtliniendokumente. Die Erfolgsquote in der Auswahlphase bestimmt oft mehr über die gesamte Pipeline als die Leistung in der eigentlichen Angebotsphase.

Forgent.ai unterstützt beide Phasen – von der Erstellung von Antworten für die Auswahlphase auf Basis strukturierter Leistungsdaten bis hin zu deren Wiederverwendung für den Entwurf des Angebots –, sodass Teams mehr Möglichkeiten im nicht offenen Verfahren nutzen können, ohne die Ausschreibungsabteilung zu überlasten.