Die Herausforderung

Arsipa ist ein führender Anbieter im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz für mehr als 25.000 Unternehmen in Deutschland und Österreich. Mit über 1.000 Mitarbeitern an mehr als 70 Standorten unterstützt die Gruppe Unternehmen bei der Gestaltung sicherer und gesunder Arbeitsplätze – flexibel vor Ort, hybrid oder digital, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse ihrer Kunden.

Als stark wachsende Gruppe gewinnt Arsipa monatlich neue Kunden und baut zentrale Strukturen und Prozesse aus. Das Ausschreibungsmanagement ist ein bewusst gewählter strategischer Hebel: Mehrere hundert Ausschreibungen pro Jahr mit der klaren Ambition, Maßstäbe in Qualität und Geschwindigkeit zu setzen.

Mit dem Wachstum stiegen auch die Komplexität und der Arbeitsaufwand bei der Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen erheblich. Arsipa wollte zwei Dinge gleichzeitig erreichen:

• Zentralisierung des Ausschreibungsmanagements: Steuerung des gesamten Angebotszyklus über die Holding, um auch bei hoher Auslastung eine gleichbleibend hohe Qualität zu gewährleisten.

• Wachstum operativ ermöglichen: Fachkompetenz und operative Kapazitäten skalierbar machen, ohne das Team linear vergrößern zu müssen.

Die Lösung mit Forgent

Arsipa setzt Forgent KI über den gesamten Prozess ein – von der Erkennung von Ausschreibungen bis zur Erstellung von Angeboten.

Finder: Vollständige Marktabdeckung statt manuellem Screening

Forgent identifiziert systematisch relevante Ausschreibungen über alle relevanten Portale hinweg. Arsipa verlässt sich auf eine lückenlose Marktabdeckung und verpasst keine relevante Chance mehr.

Evaluator: Schnellere und fundiertere Bid/No-Bid-Entscheidungen

Forgent analysiert die Vergabeunterlagen anhand einer von Arsipa definierten Checkliste. Dadurch kann Arsipa in einem Bruchteil der Zeit fundiertere Entscheidungen treffen und etabliert eine gruppenweit einheitliche Logik zur Entscheidungsfindung. Der Gesamtaufwand im Bid/No-Bid-Prozess wurde um 83 % reduziert und kann nun nebenbei bewältigt werden.

Writer: Skalierbare Konzeptqualität

Der Writer unterstützt auch bei komplexen Konzepten und sichert eine konsistente Qualität bei allen Angeboten. Der fein auf Arsipa abgestimmte Schreibstil sorgt für eine einheitliche Tonalität und Argumentation – unabhängig davon, wer in der Gruppe das Angebot erstellt.

„Das Ausschreibungsmanagement ist für uns ein zentraler Wachstumshebel, und Forgent ist der operative Enabler, der dies in unserer Größenordnung überhaupt erst möglich macht. Wir können uns darauf verlassen, dass keine relevante Ausschreibung übersehen wird, dass jede Anforderung präzise adressiert wird und unsere Konzepte ein konstant hohes Qualitätsniveau halten. Das gibt uns die Skalierbarkeit, die wir als wachsende Holding brauchen.“ Nico Thomas Gollnick, Chief Commercial Officer, Arsipa

Ergebnisse

✓ Vollständige Marktabdeckung: Keine relevante Ausschreibung wird mehr übersehen

✓ 83 % weniger Aufwand im Bid/No-Bid-Prozess, steuerbar ohne tiefe Spezialisierung im Ausschreibungswesen

✓ 78 % höhere Erfolgsquote bei eingereichten Angeboten

✓ Mehr Teilnahmen ohne operativen Mehraufwand: Wachstum ohne linearen Ausbau des Teams

✓ Gruppenweit einheitliche Qualitäts- und Entscheidungslogik im Ausschreibungsmanagement