Herausforderung

Arsipa steht für Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin bei über 25.000 Organisationen in Deutschland und Österreich. Mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden an über 70 Standorten unterstützt die Gruppe Unternehmen dabei, sichere und gesunde Arbeitsplätze zu schaffen – flexibel erbracht on-site, hybrid oder digital, angepasst an die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden.

Als wachstumsstarke Gruppe gewinnt Arsipa monatlich neue Kunden und baut zentrale Strukturen und Prozesse aus. Das Tender-Management ist dabei ein bewusst gewählter strategischer Hebel: mehrere hundert Ausschreibungen pro Jahr, mit einer klaren Ambition, in Qualität und Geschwindigkeit Maßstäbe zu setzen.

Mit dem Wachstum stiegen Komplexität und Arbeitslast im Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen deutlich. Arsipa wollte zwei Dinge gleichzeitig erreichen:

• Tender-Management zentralisieren: den gesamten Bidding-Zyklus über die Holding steuern, mit konstant hoher Qualität auch bei Lastspitzen. 

• Wachstum operativ ermöglichen: Fachexpertise und operative Kapazität skalierbar machen, ohne das Team linear mitwachsen zu lassen.

Die Lösung mit Forgent

Arsipa setzt Forgent AI entlang des gesamten Prozesses ein, von der Ausschreibungssuche bis zur Angebotserstellung.

Finder: Vollständige Coverage statt manuellem Screening

Forgent identifiziert systematisch relevante Ausschreibungen über alle relevanten Portale hinweg. Arsipa verlässt sich auf eine vollständige Marktabdeckung und verpasst keine relevante Opportunity mehr.

Evaluator: Schnellere und fundiertere Bid/No-Bid-Entscheidungen

Forgent analysiert die Vergabeunterlagen entlang einer von Arsipa vorgegeben Checkliste. Damit trifft Arsipa fundiertere Entscheidungen in einem Bruchteil der Zeit und etabliert eine gruppenweit einheitliche Entscheidungslogik. Der Gesamtaufwand im Bid/No-Bid-Prozess wurde um 83 % reduziert und lässt sich heute neben anderen Aufgaben steuern.

Writer: Skalierbare Konzeptqualität

Der Writer unterstützt auch bei komplexen Konzepten und sorgt für konsistente Qualität über alle Angebote hinweg. Der auf Arsipa fein abgestimmte Schreibstil sichert eine einheitliche Tonalität und Argumentationslinie, unabhängig davon, wer in der Gruppe das Angebot erstellt.

„Tender-Management ist für uns ein zentraler Wachstumshebel und Forgent ist der operative Enabler, der das in unserer Größenordnung überhaupt möglich macht. Wir können uns darauf verlassen, dass keine relevante Ausschreibung übersehen wird, dass jede Anforderung sauber adressiert ist und dass unsere Konzepte ein konstant hohes Qualitätsniveau halten. Das gibt uns die Skalierbarkeit, die wir als wachsende Holding brauchen.“ Nico Thomas Gollnick, Chief Commercial Officer, Arsipa

Ergebnis

✓ Vollständige Marktabdeckung - keine relevante Ausschreibung wird mehr übersehen

✓ 83 % weniger Aufwand im Bid/No-Bid-Prozess, steuerbar ohne tiefe Tender-Spezialisierung

✓ 78 % höhere Win-Rate bei eingereichten Angeboten

✓ Mehr Teilnahmen ohne zusätzlichen operativen Aufwand - Wachstum ohne lineares Mitskalieren des Teams

✓ Gruppenweit einheitliche Qualität und Entscheidungslogik im Tender-Management