Die Herausforderung

Die P3 Group mit über 20 Verbundunternehmen ist eine führende Beratung im Automobil-, Energie- und öffentlichen Sektor. Für den öffentlichen Sektor werden jährlich über 5000 Ausschreibungen gescreent, bewertet und an Fachteams weitergegeben. Die bisherige, Schlagwort- und CPV-Code-basierte Lösung lieferte hohe Falsch-Positiv-Raten. Etwa wenn „Sicherheit“ sowohl IT-Security als auch Bewachungsdienste anzeigte.

Bei als interessant identifizierten Ausschreibungen musste das Team dann die Vergabeunterlagen manuell in Excel-Tabellen aufbereiten. P3 war auf der Suche nach einer verlässlichen einheitlichen Plattform für die Bearbeitung von Ausschreibungen.

Die Lösung mit Forgent

„Der Finder hilft uns, die richtigen Ausschreibungen zu finden. Ohne sich in der Tiefe mit CPV-Codes und Schlagworten beschäftigen zu müssen. Und der Evaluator spart uns viele Arbeitsstunden mit Hilfe von standardisierten Checklisten. Wir arbeiten gerne mit Forgent zusammen, weil das Team sehr nah an der Praxis ist und Funktionen priorisiert, die für Compliance und Vergabealltag entscheidend sind.“ Vasco Steltenkamp, Managing Director Public Sector P3 Group

• Finder: KI-basierte Ausschreibungssuche ersetzt starre Suchprofile. Die relevantesten Ausschreibungen werden direkt angezeigt. Im direkten Vergleich mit anderen Plattformen wurden wöchentlich knapp bis zu 30 mehr relevante Ausschreibungen gefunden.

• Evaluator: Forgent strukturiert Vergabeunterlagen nach Eignungskriterien, Leistungszeitraum, Bewertungskriterien mit Direktverlinkung zu den Quelldokumenten. Durch den reibungslosen Übergang von Screening zu Qualifizierung von Ausschreibungen, kann man den Zeitaufwand mindestens halbieren.

• Writer: Der Writer liefert einen deutlich schnelleren Start in die Konzepterstellung. Er erkennt zuverlässig alle Anforderungen. Und im direkten Vergleich schnitt die Output-Qualität deutlich besser ab als mit generischen KI Tools.

• Manage: Fachteams können direkt in die aufbereiteten Checklisten klicken, Quelldokumente einsehen und fundiert entscheiden. Ohne selbst durch Vergabeunterlagen navigieren zu müssen.

“Wir schätzen Forgent’s Fähigkeit, komplexe Unterlagen strukturiert und präzise zu verarbeiten, inkl. Bewertungskriterien aus Excel-Tabellen zu extrahieren. Den größten Mehrwert erzielen wir bei der Angebotsqualifizierung, wo wir zu Beginn direkt 25% der Zeit gespart haben und nach wenigen Wochen im Einsatz sogar 50% Zeitersparnis erreichen.” Vasco Steltenkamp, Managing Director Public Sector P3 Group

Das Ergebnis

Mit Forgent hat die P3 Group ihren gesamten Ausschreibungs-Prozess auf einer Plattform transformiert: Von der Suche über die Bewertung bis zur Fachteam-Kommunikation. Das Public-Sector-Team kann jetzt mit gleicher Teamgröße signifikant mehr Ausschreibungen qualifiziert bewerten und schneller auf relevante Opportunitäten reagieren.

✓ Präzisere Suche mit mehr Ergebnissen: deutlich weniger Falsch-Positive als mit Suchprofilen auf anderen Plattformen. Bis zu 30 relevante Ausschreibungen mehr pro Woche gefunden

✓ >50% Zeitersparnis: Checklisten-Erstellung in Minuten statt Stunden

✓ Bessere Teamkollaboration: Fachteams bewerten auf Basis einheitlich strukturierter Checklisten

✓ Echte Entwicklungspartnerschaft: Feedback wird aufgenommen und implementiert