Herausforderung

YER ist ein führender Personaldienstleister, der in den Sektoren Tech, Energy, Mobility, Industry und Public attraktive Positionen für Fach- und Führungskräfte, Studierende, Absolvent:innen sowie Freelancer:innen vermittelt. Mit über 500 Kund:innen, vom Konzern über den Mittelstand bis hin zu öffentlicher Sektor, und rund 240.000 Kandidat:innen im Talentpool ist YER ein verlässlicher Recruiting-Partner für die Besetzung anspruchsvoller Positionen.

Das Geschäftsfeld mit dem öffentlichen Sektor, insbesondere die Besetzung von kaufmännischen Rollen, sowie von IT Schlüsselpositionen, wächst stark. Um das Wachstum weiter zu ermöglichen, suchte YER nach einer Lösung für folgende Herausforderungen:

1. Zeitintensive Bid/No-Bid-Entscheidungen, insbesondere bei komplexen Ausschreibungen: Entscheidungen benötigen tiefe Analyse und viel Abstimmung. Das Screening aller Ausschreibungsunterlagen betrug durchschnittlich drei Tage. Es fehlte an Kapazität, um alle relevanten Ausschreibungen im Detail zu screenen und eine Bid-Entscheidung zu treffen. Ziel: doppelt so viele Ausschreibungen analysieren.

   
   

2. Tool-Landschaft mit klaren Grenzen: YER nutzte verschiedene Portale und Tools, um im Team die Ausschreibungen zu bearbeiten. Das ging mit einem hohen manuellen Aufwand, Downloads von Anlagen und Copy & Paste einher.

Lösung mit Forgent

YER nutzt Forgent als End-to-End-Plattform, die drei Kernschritte in Ausschreibungsprozessen adressiert:

Ausschreibungen finden und schneller qualifizieren

Nicht nur „mehr finden“, sondern die Vorauswahl so verbessern, dass Teams früher die richtigen Chancen sehen.

Schnelle, strukturierte Analyse & Eignungsprüfung

Jede relevante Ausschreibung wird innerhalb von Minuten entlang der auf YER angepassten Fragen analysiert. Die Antworten zu z.B. Fristen, Zuschlagskriterien, Referenzanforderungen sind übersichtlich aufbereitet und zur Quelle in den Anlagen verlinkt. Auf Basis der standardisierten Bewertung kann YER nun innerhalb kurzer Zeit die Bid-/no Bid Entscheidung treffen, ob sie teilnehmen können und wollen.

“Auch komplexe mehrlosige Ausschreibungen werden perfekt übersichtlich aufbereitet. Wir können in kürzester Zeit erkennen, auf welches der Lose wir uns bewerben wollen.” Cyril Lührs, Head of Public Sector YER Deutschland.

Bieterfragen identifizieren und formulieren

Forgent erkennt auf Knopfdruck inkonsistente Angaben in den Unterlagen und schlägt inhaltliche und formale Bieterfragen vor.

“Früher haben wir mehr als drei Tagen für eine Bid-Entscheidung gebraucht. Mit Forgent treffen wir diese Entscheidung nun in wenigen Stunden. Und können uns sicher sein, alle Anforderungen analysiert zu haben und die richtigen Bieterfragen zu stellen.” Cyril Lührs, Head of Public Sector YER Deutschland.

Ergebnisse mit Forgent

In einem systematischen Vergleich wurden starke Resultate berichtet: 87.5% schnellere Bid-Entscheidungen

"Forgent ist das beste Tool am Markt. Mich beeindruckt die Performance und die Innovationsgeschwindigkeit der Plattform, sowie die Entwicklung weite- rer Funktionen, welche für ein professionelles Bid Management sehr nützlich sind.” Cyril Lührs, Head of Public Sector YER Deutschland.