Herausforderung

YER ist ein führender Personal- und Personalvermittlungsdienstleister, der attraktive Stellen für Fachkräfte, Führungskräfte, Studenten, Absolventen und Freiberufler in den Bereichen Technologie, Energie, Mobilität, Industrie und dem öffentlichen Sektor vermittelt. Mit über 500 Kunden – von Großkonzernen über mittelständische Unternehmen bis hin zum öffentlichen Sektor – und rund 240.000 Kandidaten in seinem Talentpool ist YER ein zuverlässiger Recruiting-Partner für die Besetzung anspruchsvoller Positionen.

Das Geschäft im öffentlichen Sektor, insbesondere die Vermittlung von kaufmännischen Positionen sowie von IT-Schlüsselpositionen, wächst stark. Um weiteres Wachstum zu ermöglichen, suchte YER nach einer Lösung für folgende Herausforderungen:

1. Zeitintensive Bid-/No-Bid-Entscheidungen, insbesondere bei komplexen Ausschreibungen: Entscheidungen erfordern eine tiefe Analyse und umfangreiche Abstimmung. Das Sichten aller Ausschreibungsunterlagen dauerte im Schnitt drei Tage. Es fehlten die Kapazitäten, um jede relevante Ausschreibung im Detail zu prüfen und zu einer Angebotsentscheidung zu gelangen. Das Ziel: doppelt so viele Ausschreibungen analysieren.

2. Eine Tool-Landschaft mit klaren Grenzen: YER nutzte verschiedene Portale und Tools, um Ausschreibungen im Team zu bearbeiten. Dies war mit erheblichem manuellem Aufwand, dem Herunterladen von Anhängen sowie Copy-and-Paste-Arbeit verbunden.

Lösung mit Forgent

YER nutzt Forgent als End-to-End-Plattform, die drei Kernschritte im Ausschreibungsprozess abdeckt:

Ausschreibungen schneller finden und qualifizieren

Nicht nur "mehr finden", sondern die Vorauswahl so verbessern, dass die Teams die passenden Gelegenheiten früher erkennen.

Schnelle, strukturierte Analyse und Eignungsprüfung

Jede relevante Ausschreibung wird innerhalb von Minuten anhand von speziell auf YER zugeschnittenen Fragen analysiert. Antworten zu Fristen, Zuschlagskriterien, Referenzanforderungen und mehr werden übersichtlich dargestellt und direkt mit der Quelle in den Anhängen verknüpft. Auf Basis dieser standardisierten Bewertung kann YER nun innerhalb kürzester Zeit die Bid/No-Bid-Entscheidung treffen und festlegen, ob sie teilnehmen können und wollen.

„Selbst komplexe Ausschreibungen mit mehreren Losen werden perfekt und übersichtlich dargestellt. Im Handumdrehen sehen wir, für welches Los wir uns bewerben wollen.“ Cyril Lührs, Head of Public Sector, YER Germany.

Bieterfragen identifizieren und formulieren

Auf Knopfdruck erkennt Forgent Unstimmigkeiten in den Dokumenten und schlägt sowohl inhaltliche als auch formale Bieterfragen vor.

„Früher brauchten wir mehr als drei Tage für eine Angebotsentscheidung. Mit Forgent treffen wir diese Entscheidung nun in nur wenigen Stunden. Und wir können sicher sein, dass wir alle Anforderungen analysiert haben und die richtigen Bieterfragen stellen.“ Cyril Lührs, Head of Public Sector, YER Germany.

Ergebnisse mit Forgent

Ein systematischer Vergleich zeigte starke Ergebnisse: 87,5 % schnellere Bid-Entscheidungen.

„Forgent ist das beste Tool auf dem Markt. Ich bin beeindruckt von der Leistung und dem Innovationstempo auf der Plattform sowie von der Entwicklung zusätzlicher Funktionen, die für ein professionelles Bid-Management extrem nützlich sind.“ Cyril Lührs, Head of Public Sector, YER Germany.