Key Takeaways

• Freihändige Vergabe ist ein Ausnahmeverfahren und erfordert eine besondere Begründung oder das Unterschreiten von Wertgrenzen.

• Bei Bauleistungen nach VOB/A gelten spezifische Schwellenwerte je nach Gewerk (z.B. 10.000 Euro für Ausbaugewerke).

• Der Ablauf erfordert die Einholung von mindestens drei vergleichbaren Angeboten, auch ohne öffentliche Bekanntmachung.

• Eine freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb ist unter bestimmten Voraussetzungen zur Markterkundung möglich.

Einführung

Rund 30 Prozent aller nationalen Beschaffungen in Deutschland erfolgen über Verfahren ohne öffentliche Bekanntmachung (Quelle: Bundeskartellamt, Bericht 2025). Für Sie als Bieter bedeutet das: Ein großer Teil des Marktes bleibt unsichtbar, wenn Sie nur auf offene Ausschreibungen warten. Die freihändige Vergabe ist ein nationales Vergabeverfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen ohne vorherige öffentliche Aufforderung zur Teilnahme an ausgewählte Unternehmen vergibt. Sie ist nur in gesetzlich definierten Ausnahmefällen oder unterhalb bestimmter Wertgrenzen zulässig. Dieser Leitfaden zeigt Bid Managern und Geschäftsführern, wie Sie sich für diese direkten Auftragschancen positionieren.

Inhalt

• Was ist das Vergabeverfahren freihändige Vergabe im Überblick?

• Welche Besonderheiten gelten bei der freihändigen Vergabe für Bauleistungen?

• Wie lauten die Wertgrenzen und Regeln der freihändigen Vergabe nach VOB?

• Praxis-Fokus: Wie wenden Sie die freihändige Vergabe VOB/A rechtssicher an?

• Der Ablauf der freihändigen Vergabe in der Praxis

• Wann lohnt sich eine freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb?

• Checkliste: Freihändige Vergabe

• Wie Forgent hier ansetzt

• Häufige Fragen zu freihändige Vergabe

Was ist das Vergabeverfahren freihändige Vergabe im Überblick?

Der öffentliche Sektor in Deutschland bietet enorme Potenziale für mittelständische Unternehmen. Mit einem jährlichen Auftragsvolumen von rund 500 Milliarden Euro macht die öffentliche Beschaffung etwa 15 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts aus (Quelle: Forgent Blog). Für Sie als Bieter bedeutet das Vergabeverfahren freihändige Vergabe einen direkten Zugang zu diesem lukrativen Markt, ohne sich gegen unzählige Konkurrenten in offenen Verfahren durchsetzen zu müssen. Da der Auftraggeber bei diesem Verfahren gezielt Unternehmen anspricht, entfällt der breite Wettbewerb. Dies erhöht Ihre Zuschlagschancen signifikant, setzt jedoch voraus, dass Sie bei den Vergabestellen bereits als leistungsfähiger Partner bekannt sind. Die strategische Positionierung Ihres Unternehmens bei den relevanten Behörden ist daher der wichtigste Hebel. Wenn Sie die Kriterien der Beschaffer genau kennen und Ihre Eignung proaktiv nachweisen, sichern Sie sich regelmäßige Einladungen zur Angebotsabgabe. So verwandeln Sie die öffentliche Vergabe in einen verlässlichen und planbaren Vertriebskanal für Ihr Unternehmen.

Im Gegensatz zum offenen Verfahren, bei dem jedes Unternehmen ein Angebot abgeben darf, wählt die Vergabestelle hier die Bieter selbst aus. Die Grundsätze aus § 97 GWB bezüglich Transparenz und Wirtschaftlichkeit gelten dennoch.

Dieses Wissen sichert Ihnen wertvolle Wettbewerbsvorteile.

Welche Besonderheiten gelten bei der freihändigen Vergabe für Bauleistungen?

Wenn Sie Bauleistungen für die öffentliche Hand erbringen, ist die VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) Ihre wichtigste rechtliche Grundlage. Die freihändige Vergabe für Bauleistungen ist ein Ausnahmeverfahren. Laut § 3a Abs. 3 VOB/A ist sie nur zulässig, wenn eine öffentliche Ausschreibung unzweckmäßig ist.

Für Sie als Bieter bedeutet das: Sie müssen verstehen, wann Auftraggeber diesen Spielraum nutzen dürfen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn aus Gründen der Geheimhaltung keine öffentlichen Dokumente publiziert werden dürfen oder wenn nach einer erfolglosen öffentlichen Ausschreibung kein wirtschaftliches Angebot eingegangen ist. Auch bei besonderer Dringlichkeit, die der Auftraggeber nicht selbst verschuldet hat, greifen Behörden auf dieses Verfahren zurück. In der Praxis fordert die Vergabestelle dann in der Regel mindestens drei Unternehmen auf, ein Angebot einzureichen.

Diese Vorgaben bestimmen Ihre strategische Positionierung.

Wie lauten die Wertgrenzen und Regeln der freihändigen Vergabe nach VOB?

Neben den inhaltlichen Ausnahmegründen definiert die VOB/A klare finanzielle Schwellenwerte, unterhalb derer eine freihändige Vergabe ohne weitere Begründung zulässig ist. § 3a Abs. 4 VOB/A legt diese Wertgrenzen fest, die je nach Gewerk variieren.

Für Ausbaugewerke, Landschaftsbau und Straßenausstattung liegt die Grenze bei einem Auftragswert von 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer). Für Tiefbau-, Hochbau- und Ingenieurbauleistungen ist das Verfahren bis zu einem Wert von 50.000 Euro zulässig (Quelle: § 3a Abs. 4 VOB/A). Für Sie als Bieter heißt das: Wenn Ihr typisches Projektvolumen unterhalb dieser Grenzen liegt, sollten Sie Ihren Vertrieb stark auf die direkte Ansprache von Beschaffern ausrichten, da diese Aufträge niemals auf öffentlichen Portalen erscheinen.

Kennen Sie diese Grenzen für Ihren Erfolg.

Praxis-Fokus: Wie wenden Sie die freihändige Vergabe VOB/A rechtssicher an?

Die Analyse komplexer Vergabeunterlagen erfordert höchste Präzision, um keine zwingenden Ausschlusskriterien zu übersehen. In einem Interview mit dem CTO von Forgent wird deutlich: "Vertraue nichts, was du nicht selbst getestet hast". Dieser Grundsatz gilt besonders für die automatisierte Dokumentenprüfung. Während generische KI wie ChatGPT bei der Extraktion von Vergabedaten laut Forgent-internen Benchmarks, die in diesem Interview publiziert wurden, oft nur eine Genauigkeit von 50 bis 80 Prozent erreicht, liefert domänenspezifische KI verlässliche und präzise Ergebnisse. Die KI analysiert die Eignungskriterien und extrahiert die geforderten Nachweise aus den Dokumenten. Der Bid Manager entscheidet anschließend auf Basis dieser aufbereiteten Daten, ob das Unternehmen ein Angebot abgibt. Durch diese klare Aufgabenteilung behalten Sie die volle Kontrolle über den Prozess. Sie reduzieren den manuellen Leseaufwand drastisch und stellen gleichzeitig sicher, dass alle formalen Anforderungen der Vergabestelle fehlerfrei in Ihrem finalen Angebot adressiert werden.

Präzise Daten entscheiden über Ihren Zuschlag.

Der Ablauf der freihändigen Vergabe in der Praxis

Der freihändige Vergabe Ablauf unterscheidet sich maßgeblich von offenen Verfahren, da die Initiative von der Vergabestelle ausgeht. Um hier erfolgreich zu sein, müssen Sie den Prozess aus der Perspektive des Beschaffers verstehen und sich entsprechend positionieren.

Tipp: Pflegen Sie den direkten Kontakt zu regionalen Vergabestellen. Da diese bei der freihändigen Vergabe Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auffordern, ist Ihre vorherige Sichtbarkeit als verlässlicher Partner entscheidend.

Schritt 1: Marktsichtbarkeit und Präqualifikation aufbauen

Da es keine öffentliche Bekanntmachung gibt, müssen Sie auf dem Radar der Auftraggeber erscheinen. Registrieren Sie sich in den Bieterdatenbanken der für Sie relevanten Kommunen und Ministerien. Nutzen Sie Präqualifikationsverfahren (wie PQ-VOB für Bauleistungen), um Ihre Eignung vorab nachzuweisen. Dies reduziert den Prüfaufwand für die Behörde und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie für eine freihändige Vergabe ausgewählt werden.

Schritt 2: Aufforderung zur Angebotsabgabe prüfen

Wenn Sie ausgewählt wurden, erhalten Sie die Vergabeunterlagen direkt zugesandt. Prüfen Sie sofort die Fristen und die geforderten Nachweise. Auch wenn der Wettbewerb auf wenige Bieter beschränkt ist, gelten strenge formale Anforderungen. Eine fehlende Unterschrift oder ein nicht eingereichtes Formular führt zwingend zum Ausschluss Ihres Angebots.

Schritt 3: Angebot erstellen und einreichen

Die Erstellung des finalen Angebots erfordert eine exakte Ausrichtung auf die Anforderungen der Vergabestelle. Da bei der freihändigen Vergabe oft nur drei Unternehmen zur Abgabe aufgefordert werden, ist die Konkurrenz zwar kleiner, aber qualitativ hochwertig. Sie müssen in Ihrem Konzept klar herausarbeiten, warum Ihr Ansatz den größten Mehrwert bietet. Achten Sie darauf, alle geforderten Eignungsnachweise und Referenzen vollständig beizufügen, da unvollständige Unterlagen auch in diesem vereinfachten Verfahren zum sofortigen Ausschluss führen. Nutzen Sie die gewonnene Zeit aus dem reduzierten Wettbewerb, um Ihre Preisgestaltung und die methodische Herangehensweise detailliert zu optimieren. Ein überzeugendes Angebot beantwortet nicht nur die gestellten Fragen, sondern antizipiert auch die unausgesprochenen Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers. Wenn Sie diese Aspekte systematisch in Ihrer Angebotsstrategie verankern, maximieren Sie Ihre Erfolgsquote. Eine gründliche Endkontrolle aller Dokumente vor Fristablauf ist dabei der letzte, aber entscheidende Schritt für Ihren Zuschlag.

Ein strukturierter Prozess minimiert Ihre Fehlerquote.

Wann lohnt sich eine freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb?

In bestimmten Fällen schaltet der Auftraggeber der eigentlichen Vergabe einen Teilnahmewettbewerb vor. Hierbei wird öffentlich dazu aufgerufen, Teilnahmeanträge einzureichen. Aus den eingehenden Anträgen wählt die Behörde dann die Unternehmen aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Für Sie als Bieter bedeutet eine freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb einen zweistufigen Prozess. Sie müssen zunächst Ihre Eignung (finanziell, wirtschaftlich, technisch) nachweisen, bevor Sie überhaupt ein Angebot kalkulieren dürfen. Dies erfordert schnelle und präzise Entscheidungen. Der Personaldienstleister YER konnte durch den Einsatz spezialisierter Software seine Bid/No-Bid-Entscheidungen bei solchen Verfahren von durchschnittlich drei Tagen auf wenige Stunden reduzieren und den Prozess um 87,5 Prozent beschleunigen (Quelle: YER Fallstudie).

Diese Vorbereitung steigert Ihre finalen Gewinnchancen.

Checkliste: Freihändige Vergabe

Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Prozesse für direkte Auftragschancen zu optimieren:

• Unternehmensprofil in regionalen und nationalen Bieterdatenbanken aktualisieren.

• Präqualifikation (z.B. PQ-VOB) für relevante Gewerke abschließen.

• Wertgrenzen der VOB/A für das eigene Portfolio dokumentieren.

• Eignungsnachweise und Referenzen zentral und griffbereit ablegen.

• Eingehende Aufforderungen sofort auf Fristen und K.O.-Kriterien prüfen.

• Angebot exakt auf die mitgelieferten Vergabeunterlagen zuschneiden.

Bevor Sie das nächste Vergabeverfahren öffnen, prüfen Sie Ihre Registrierungen auf den relevanten regionalen Vergabeplattformen.

Wie Forgent hier ansetzt

Die manuelle Sichtung von Vergabeunterlagen und das Prüfen von Eignungskriterien kosten Bid-Teams unzählige Stunden in Excel und PDF-Dokumenten. Als domain-spezifische KI-Plattform für Ausschreibungen deckt Forgent den Prozess End-to-End ab: Finden → Evaluieren → Bewerben → Verwalten. Das System analysiert Dokumente mit über 10.000 Seiten und ermöglicht Ihnen eine fundierte Bid/No-Bid-Entscheidung in unter 5 Minuten statt in mehreren Stunden. Die finale Entscheidung treffen weiterhin Sie.

In einer kurzen Demo sehen Sie, wie Forgent das bei Ihrer nächsten Ausschreibung übernimmt.

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Häufige Fragen zu freihändige Vergabe

Wann ist eine freihändige Vergabe zulässig?

Sie ist zulässig, wenn eine öffentliche Ausschreibung unzweckmäßig ist (z.B. bei besonderer Dringlichkeit oder Geheimhaltung) oder wenn der geschätzte Auftragswert bestimmte Schwellenwerte unterschreitet. Bei Bauleistungen nach VOB/A liegen diese Grenzen je nach Gewerk bei 10.000 Euro oder 50.000 Euro.

Wie viele Angebote müssen bei diesem Verfahren eingeholt werden?

Auch ohne öffentliche Bekanntmachung fordert der Gesetzgeber Wettbewerb. In der Regel muss der öffentliche Auftraggeber mindestens drei vergleichbare Angebote von unterschiedlichen, leistungsfähigen Unternehmen einholen, um die Wirtschaftlichkeit der Beschaffung sicherzustellen.

Was ist der Unterschied zur Verhandlungsvergabe?

Die freihändige Vergabe bezieht sich historisch und in der VOB/A auf Bauleistungen. Im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen (UVgO) wurde der Begriff durch die "Verhandlungsvergabe" ersetzt. Beide Verfahren zeichnen sich dadurch aus, dass der Auftraggeber Unternehmen direkt anspricht, bei der Verhandlungsvergabe darf jedoch über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden.

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